Is online vertalen veilig? Waar je op moet letten bij uploaden

Een document uploaden naar een online vertaler is redelijk veilig voor alledaagse bestanden, zolang je drie dingen weet: hoe lang de dienst je bestand bewaart, wie de tekst nog meer verwerkt (meestal een aanbieder van AI-modellen) en of die tekst mag worden gebruikt om AI-modellen te trainen. Voor vertrouwelijke documenten (contracten onder NDA, medische dossiers, klantgegevens, nog niet gepubliceerde financiële cijfers) bepalen die antwoorden of een tool überhaupt acceptabel is. Soms is het antwoord: “niet met een gratis versie”.

Deze gids legt uit wat er met een geüpload document gebeurt, geeft je een checklist die voor elke vertaaltool werkt en vertelt je duidelijk hoe DropTranslate vandaag met bestanden omgaat.

Wat er gebeurt als je een document uploadt

Bij vrijwel elke online documentvertaler verloopt het zo:

1. Uploaden. Je bestand gaat naar de servers van de dienst, meestal via een versleutelde verbinding (kijk of er https:// staat).
2. Verwerken. De tekst wordt uit het bestand gehaald en in stukjes naar een vertaalengine gestuurd. Tegenwoordig is dat meestal een groot AI-taalmodel, vaak van een ander bedrijf dan de website die je gebruikt.
3. Opnieuw opbouwen. De vertaalde tekst wordt teruggezet in een kopie van je bestand.
4. Opslag. Het origineel en de vertaling worden enige tijd bewaard, zodat je het resultaat kunt downloaden, en soms veel langer.

Bij elke stap bevindt je tekst zich buiten je computer. Het risico is meestal geen spectaculaire hack, maar bewaren en hergebruik: kopieën die langer worden bewaard dan je verwacht, of tekst die wordt gebruikt om het AI-model van iemand anders te verbeteren.

De checklist: vragen voor elke vertaaltool

Zoek de antwoorden in het privacybeleid van de tool en op het uploadscherm. Kun je ze niet vinden? Dan is dat ook een antwoord.

1. Hoe lang wordt mijn originele bestand bewaard?

Het beste antwoord is “verwijderd zodra de vertaling klaar is”. Wees voorzichtig met vage formuleringen als “bewaard zolang nodig”.

2. Hoe lang wordt het vertaalde bestand bewaard, en kan ik het zelf verwijderen?

Je hebt het resultaat een tijdje nodig om het te downloaden. Kijk of er een vaste bewaartermijn is en een verwijderknop die het bestand direct wist, niet alleen uit je geschiedenislijst.

3. Wie verwerkt de tekst?

De meeste tools sturen tekst naar een AI-aanbieder. In het privacybeleid hoort de aanbieder bij naam genoemd te worden, of er moet in elk geval staan dat een derde partij de tekst verwerkt en onder welke voorwaarden.

4. Kan mijn tekst worden gebruikt om AI-modellen te trainen?

Dit is de belangrijkste vraag bij vertrouwelijk materiaal. Sommige aanbieders beloven je gegevens niet te gebruiken voor training en niet te bewaren (“zero data retention”). Andere, vooral bij gratis of goedkopere abonnementen, gebruiken ingezonden tekst mogelijk om hun modellen te verbeteren. Een goede tool zegt in gewone taal welke van de twee geldt, voordat je uploadt.

5. Wordt de tekst van documenten gelogd?

Diensten houden logs bij om fouten te herstellen en gebruik te meten. Idealiter bevatten die logs alleen technische gegevens (bestandsgrootte, taalpaar, tijdsduur) en nooit de tekst van je document.

6. Waar worden de gegevens verwerkt?

Werk je onder de AVG (GDPR) of een klantcontract met regels over de locatie van gegevens? Controleer dan in welke landen de dienst en de aanbieders daarvan actief zijn.

7. Heb ik een account nodig, en wat bewaart de dienst over mij?

Anoniem gebruik kan betekenen dat er minder persoonsgegevens worden opgeslagen, maar ook dat je een bestand later niet kunt verwijderen. Met een account en een zichtbare geschiedenis zie je makkelijker wat er is opgeslagen en kun je het verwijderen.

Wanneer je een document offline houdt

Ook bij goede antwoorden horen sommige documenten niet in een online tool te belanden zonder toestemming:

• Alles wat onder een NDA of een vertrouwelijkheidsovereenkomst met een klant valt
• Medische dossiers en andere gevoelige persoonsgegevens van iemand anders
• Juridische dossiers, tenzij je kantoor de tool heeft goedgekeurd
• Bedrijfsgeheimen, nog niet gepubliceerde financiële resultaten of fusiedocumenten
• Wachtwoorden, sleutels of andere inloggegevens (haal ze weg voordat je iets vertaalt)

Vraag bij zulke documenten aan je bedrijf of klant welke tools zijn goedgekeurd. Gebruik een offline of zakelijke vertaaltool met een contract waarin de omgang met gegevens is geregeld, of haal de gevoelige delen weg voordat je vertaalt. Het weglaten (redigeren) van namen en cijfers die je niet hoeft te laten vertalen, is vaak genoeg om een document snel te begrijpen.

Zo gaat DropTranslate met je bestanden om

We informeren je liever vooraf dan dat je dit pas later ontdekt:

• Uploads worden verwijderd zodra je vertaalopdracht klaar is. Alleen het vertaalde bestand blijft bewaard.
• Vertaalde bestanden blijven 7 dagen bewaard als je bent ingelogd (zodat je ze opnieuw kunt downloaden via Geschiedenis) en 24 uur als je niet bent ingelogd. Daarna worden ze automatisch verwijderd. In de geschiedenis staan alleen de bestandsnaam, het taalpaar, het aantal pagina's en de datum.
• Nu verwijderen wist je bestanden meteen.
• Bestanden worden versleuteld opgeslagen zolang ze op onze servers staan.
• Er komt geen documenttekst in onze logs of analysesystemen.
• Het AI-model en training. Vertalingen draaien nu op de “contributor”-tier van een AI-model (Muse Spark). Op deze tier kan tekst die naar het model wordt gestuurd worden gebruikt om de modellen van Meta te trainen en geldt voor die tekst geen beleid van zero data retention. Daarom staat op het uploadscherm: upload geen vertrouwelijke documenten met de gratis versie.

Alle details staan op onze privacypagina. Als we een aanbieder toevoegen met strengere voorwaarden voor de omgang met gegevens van vertrouwelijke documenten, melden we dat daar en op het uploadscherm. Tot die tijd geldt: beschouw de gratis versie als ongeschikt voor vertrouwelijk materiaal.

Een snelle veiligheidsroutine voor elke upload

1. Vraag je af: zou het een probleem zijn als deze tekst een tijdje wordt bewaard of wordt gebruikt om een AI-model te trainen? Zo ja, upload het dan niet naar een gratis tool.
2. Haal weg wat niet vertaald hoeft te worden: rekeningnummers, ID-nummers, handtekeningen.
3. Controleer de bewaartermijn en het trainingsbeleid van de tool.
4. Download het resultaat snel en verwijder het daarna bij de dienst.
5. Bewaar het vertaalde bestand op een plek die je zelf beheert.

Veelgestelde vragen

Zijn Google Translate of DeepL veilig voor vertrouwelijke documenten?

Dat hangt af van het specifieke product en abonnement dat je gebruikt, en de voorwaarden veranderen. Lees de actuele privacyvoorwaarden van dat abonnement aan de hand van de checklist hierboven en controleer of je bedrijf het heeft goedgekeurd.

Kan een vertaaltool mijn document zien?

De software verwerkt het en de AI-aanbieder ontvangt de tekst. Of een persoon er toegang toe heeft, hangt af van het beleid en de beveiliging van de dienst. Bij elke online tool ga je het veiligst uit van dit uitgangspunt: upload niets waarvan je het je niet kunt permitteren dat het wordt bewaard.

Is het veilig om mijn paspoort of ID te uploaden om het te laten vertalen?

Identiteitsbewijzen zijn aantrekkelijk voor fraudeurs. Upload ze alleen naar een dienst waarvan je de bewaar- en verwijderregels hebt gecontroleerd, verwijder ze daarna en bedenk of je wel een vertaling van het hele document nodig hebt.

Verdwijnt het bestand ook bij de AI-aanbieder als ik het verwijder?

Niet per se. Als je een bestand van de vertaalwebsite verwijdert, verdwijnen de kopieën die die website zelf opslaat. Of de AI-aanbieder de tekst bewaart, hangt af van de eigen voorwaarden van die aanbieder. Daarom is vraag 4 zo belangrijk.

Samenvatting

Voor alledaagse documenten is een online vertaler een redelijke keuze, zodra je hebt gecontroleerd hoe lang bestanden worden bewaard en of tekst kan worden gebruikt voor AI-training. Bij vertrouwelijke documenten sluiten die antwoorden gratis versies meestal uit. Maak je je daarna zorgen over de kwaliteit? Lees dan is machinevertaling goed genoeg?.

Bekijk precies hoe DropTranslate met je bestanden omgaat voordat je uploadt.