Diploma en cijferlijst vertalen voor een studie in het buitenland: praktische checklist

Als een universiteit, een instantie voor diplomawaardering of een visumkantoor je cijferlijsten en diploma's in een andere taal opvraagt, verwacht dan dat ze een gecertificeerde of beëdigde vertaling door een menselijke vertaler willen. Volg hun instructies dan precies. Elke instelling bepaalt haar eigen regels: sommige accepteren vertalingen van je eigen universiteit, andere alleen van een gecertificeerde of beëdigde vertaler, weer andere willen dat de school de documenten rechtstreeks opstuurt. Een machinevertaling vervangt zo'n vertaling niet, maar is wel een snelle manier om je documenten te controleren en je voor te bereiden.

Deze checklist laat zien wat je moet uitzoeken, in welke volgorde je dat doet en waar een machinevertaling tijd bespaart.

Dit is algemene informatie. De vereisten verschillen per land, universiteit en opleiding en ze veranderen. De toelatingsafdeling of beoordelende instantie waarbij je een aanvraag indient, heeft het laatste woord.

Stap 1: Lees de instructies van elke instelling waar je je aanmeldt

Toelatingspagina's en aanmeldportalen vermelden meestal ergens, in het onderdeel “internationale studenten” of “vereiste documenten”:

Welke documenten ze nodig hebben: einddiploma middelbare school, bachelordiploma, volledige cijferlijst (transcript of records), diplomasupplement, vakbeschrijvingen, resultaten van taaltoetsen.
Of ze documenten in jouw taal accepteren of een vertaling nodig hebben (vaak in het Engels of de lokale taal).
Wat voor vertaling: “gecertificeerd”, “beëdigd”, “officieel”, “door een erkende vertaler” of “afgegeven door je eigen instelling”.
Hoe je het indient: uploaden, per post opsturen, rechtstreeks door je school laten versturen of indienen via een dienst voor diplomawaardering.
Of kopieën gewaarmerkt moeten zijn (een gewaarmerkte kopie is een kopie waarvan is bevestigd dat die overeenkomt met het origineel; dat is iets anders dan een gecertificeerde vertaling).

Maak een kleine tabel: één rij per universiteit, één kolom per punt hierboven. De eisen verschillen vaak per universiteit, ook binnen hetzelfde land.

Stap 2: Vraag het eerst aan je eigen instelling

Veel universiteiten en scholen kunnen documenten in het Engels of een andere veelgebruikte taal afgeven, of een tweetalig diplomasupplement verstrekken. Als jouw instelling dat kan, is dat vaak goedkoper en wordt het breder geaccepteerd dan een vertaling. Vraag het bij de studentenadministratie of het studentenloket:

Kunnen jullie mijn cijferlijst of diploma in het Engels (of de doeltaal) afgeven?
Hebben jullie een standaarddocument met vakbeschrijvingen in het Engels?
Kunnen jullie documenten rechtstreeks naar de universiteiten sturen waar ik me aanmeld, als zij dat eisen?

Stap 3: Heb je een vertaling nodig? Kies dan het soort vertaling waarom wordt gevraagd

Als de instelling een gecertificeerde of beëdigde vertaling eist, kies dan een vertaler die aan die eis voldoet. Een paar dingen die goed zijn om te weten:

Verklaring van de vertaler. Op veel plekken verwacht men een ondertekende verklaring van de vertaler dat de vertaling volledig en juist is. Een officieel voorbeeld: de richtlijnen van de Britse overheid over het certificeren van een vertaling zeggen dat de vertaler op de vertaling schriftelijk hoort te bevestigen dat het een “true and accurate translation of the original document” is (“een waarheidsgetrouwe en juiste vertaling van het originele document”), met de datum en zijn of haar volledige naam en contactgegevens.
Beëdigde vertalers. In veel landen (bijvoorbeeld een groot deel van continentaal Europa en Latijns-Amerika) mogen alleen vertalers die door een rechtbank of ministerie zijn aangesteld vertalingen voor officieel gebruik maken. Een instelling kan ook alleen vertalers accepteren die in een bepaald land zijn geregistreerd.
Volledige documenten. Vertaal alles wat op het document staat, inclusief stempels, zegels, cijferschaal en aantekeningen, tenzij anders is aangegeven.
Cijfers worden niet omgerekend. Een vertaler vertaalt je cijfers; hij of zij rekent ze niet om naar het systeem van een ander land. Cijferomrekening gebeurt, als dat nodig is, door de universiteit of een dienst voor diplomawaardering.

Stap 4: Heb je een studentenvisum nodig? Controleer dan ook die lijst

Visumdiensten stellen hun eigen eisen aan documenten, los van de eisen van de universiteit. In de Britse overheidsrichtlijnen voor aanvragen om naar het VK te komen staat bijvoorbeeld dat je gecertificeerde vertalingen van alle documenten die niet in het Engels of Welsh zijn moet aanleveren. Lees ook de visumchecklist voor je bestemming en bekijk documenten vertalen voor een visum- of immigratieaanvraag.

Waar een machinevertaling helpt

Voor de documenten die je indient heb je nog steeds een menselijke vertaler nodig. Een machinevertaling helpt bij alles eromheen:

Nagaan welke documenten relevant zijn. Vertaal de vakkenlijst in je cijferlijst om te zien welke modules aansluiten bij de vooropleidingseisen van een opleiding, voordat je voor vertalingen betaalt.
Een termenlijst voor de vertaler voorbereiden. Voor de officiële naam van je instelling, je diplomatitel en de namen van belangrijke vakken bestaat vaak al een vaste Engelse benaming. Verzamel ze, zodat de vertaler ze consequent kan gebruiken.
De gecertificeerde vertaling controleren. Vergelijk namen, geboortedata, cijfers, studiepunten en datums met het origineel. Eén verkeerd cijfer in een studieresultaat of een verkeerd gespelde naam zie je gemakkelijk over het hoofd.
Vakbeschrijvingen lezen. Sommige opleidingen vragen om syllabi of vakbeschrijvingen. Met een machinevertaling kun je bepalen welke je opstuurt. De machinevertaling kan ook als concept dienen als de instelling niet-gecertificeerde vakbeschrijvingen accepteert (vraag dat eerst).

DropTranslate behoudt de opmaak van een PDF- of Word-document, zodat de tabel met vakken en cijfers in een vertaalde cijferlijst behouden blijft. Daardoor kun je alles snel regel voor regel controleren. DropTranslate levert geen gecertificeerde of beëdigde vertaling en we doen ook nooit alsof dat wel zo is.

Tips voor planning en kosten

Begin op tijd. Gecertificeerde en beëdigde vertalers kunnen meerdere werkdagen nodig hebben, en het opsturen van originelen of het laten waarmerken van kopieën duurt langer.
Bestel vertalingen voor al je aanmeldingen tegelijk. Vraag de vertaler om meerdere ondertekende originelen of om een formaat dat elke instelling op je lijst accepteert.
Zorg voor een consistente spelling van je naam in je paspoort en in alle documenten en vertalingen.
Bewaar scans van elk vertaald document. Je hebt ze later waarschijnlijk weer nodig voor een visum, een beurs of een baan.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn eigen cijferlijst vertalen voor een aanmelding bij een universiteit?

Meestal niet, als de universiteit om een gecertificeerde of officiële vertaling vraagt. Sommige accepteren eigen vertalingen voor minder essentiële documenten, zoals vakbeschrijvingen. Controleer de instructies.

Heeft een vertaald diploma een apostille nodig?

Sommige landen en instellingen vragen om een apostille of legalisatie van het originele diploma, andere niet. Dat is een aparte stap naast de vertaling, dus controleer beide vereisten.

Mijn universiteit kan een Engelse cijferlijst afgeven. Heb ik dan nog een vertaling nodig?

Vaak niet, maar controleer dit bij elke universiteit waar je je aanmeldt, vooral als ze documenten in hun eigen taal vragen.

Wie rekent mijn cijfers om?

De universiteit of een dienst voor diplomawaardering, als dat nodig is. Een vertaling laat je oorspronkelijke cijfers zoals ze zijn.

Samenvatting

Controleer de instructies van elke universiteit en van de visumdienst, vraag eerst of je eigen instelling documenten in het Engels kan afgeven en gebruik een gecertificeerde of beëdigde vertaler waar dat vereist is. Gebruik machinevertaling om documenten te kiezen, een termenlijst voor te bereiden en de definitieve vertalingen te controleren. Wil je het verschil tussen de soorten vertaling weten, lees dan gecertificeerde, beëdigde of machinevertaling.

Upload je cijferlijst naar DropTranslate om die in je eigen taal te lezen en elk cijfer en elk vak te controleren voordat je een gecertificeerde vertaling bestelt.