留学出願のための成績証明書・卒業証書翻訳：実践チェックリスト

大学、学歴評価機関、ビザ当局から成績証明書や卒業証書を別の言語で提出するよう求められた場合は、人間の翻訳者による証明付き翻訳または宣誓翻訳が必要になるものと考え、先方の指示に厳密に従ってください。要件は機関ごとに異なります。出身校が発行した翻訳を受け付ける機関もあれば、証明付き翻訳または宣誓翻訳を作成できる翻訳者によるものだけを受け付ける機関や、学校から直接送付された書類を求める機関もあります。機械翻訳で代用することはできませんが、書類を手早く確認し、準備を進めるのには役立ちます。

このチェックリストでは、確認すべきこと、進める順番、機械翻訳で時間を節約できる場面を順に説明します。

ここで紹介するのは一般的な情報です。要件は国、大学、プログラムによって異なり、変更されることもあります。最終的な判断は、出願先の入学事務局や評価機関が行います。

ステップ1：出願先ごとの案内を読む

募集要項や出願ポータルには、通常、「留学生」や「必要書類」などのセクションに次のような内容が記載されています。

必要な書類： 中等教育修了証明書、学士号の学位記、全科目の成績証明書、ディプロマ・サプリメント、科目説明、語学試験の結果など。
自分の言語で作成された書類を受け付けるか、それとも翻訳（多くの場合、英語または現地の言語への翻訳）が必要か。
翻訳の種類： 「証明付き」「宣誓」「公式」「認定翻訳者によるもの」「在籍校が発行したもの」など。
提出方法： アップロード、郵送、学校からの直接送付、学歴評価サービス経由など。
コピーの認証が必要かどうか。 認証コピーとは、原本の真正な写しであることが確認されたコピーです。証明付き翻訳とは異なります。

簡単な表を作っておきましょう。大学ごとに1行、上の項目ごとに1列とします。同じ国の大学でも、要件が異なることはよくあります。

ステップ2：まず出身校に問い合わせる

多くの大学や学校では、英語またはその他の主要言語で書類を発行したり、2言語併記のディプロマ・サプリメントを用意したりできます。対応してもらえる場合は、翻訳を依頼するよりも費用が安く、広く受け入れられることが多いです。教務課や学生課に、次の点を尋ねてみましょう。

成績証明書や卒業証書を英語（または提出先の言語）で発行してもらえますか。
英語で作成された標準的な科目説明書はありますか。
出願先の大学が求める場合、書類を大学へ直接送付してもらえますか。

ステップ3：翻訳が必要なら、指定された種類の翻訳を用意する

提出先が証明付き翻訳または宣誓翻訳を求めている場合は、その要件を満たす翻訳者に依頼してください。知っておくとよい点がいくつかあります。

翻訳者の証明文。 多くの機関では、翻訳が完全かつ正確であることを示す、翻訳者の署名入り証明文が求められます。公的な例として、英国政府の翻訳の証明に関するガイダンスでは、翻訳者が翻訳文に「true and accurate translation of the original document」（原文に忠実かつ正確な翻訳）と書面で明記し、日付、氏名（フルネーム）、連絡先を添えるべきだとされています。
宣誓翻訳者。 多くの国（たとえば大陸ヨーロッパや中南米の多く）では、公的用途の翻訳を作成できるのは、裁判所や省庁が任命した翻訳者に限られます。特定の国に登録された翻訳者による翻訳しか認めない機関もあります。
書類全体の翻訳。 特に指示がない限り、スタンプ、印章、成績評価基準、注記を含め、書類に記載されたすべてを翻訳します。
成績は換算されません。 翻訳者は成績を翻訳しますが、他国の評価方式に換算するわけではありません。成績換算が必要な場合は、大学または学歴評価サービスが行います。

ステップ4：学生ビザが必要なら、ビザの必要書類も確認する

ビザ当局には、大学とは別に独自の書類要件があります。たとえば、英国への渡航を申請する人向けの英国政府ガイドには、英語またはウェールズ語以外の書類はすべて、証明付き翻訳を提出する必要があると記載されています。渡航先のビザ申請用チェックリストも確認してください。あわせてビザや移民関連の申請書類の翻訳もご覧ください。

機械翻訳が役立つ場面

提出する書類には、引き続き人間の翻訳者による翻訳が必要です。機械翻訳が役立つのは、その前後の作業です。

関連する書類の確認。 成績証明書の科目一覧を翻訳すれば、翻訳費用を支払う前に、どの科目がプログラムの前提条件を満たすかを確認できます。
翻訳者向けの用語リストの準備。 在籍校の正式名称、学位名、主要科目の名称には、英語での定訳があることがよくあります。翻訳者が表記を統一できるよう、まとめておきましょう。
証明付き翻訳の確認。 氏名、生年月日、成績、単位、日付を原本と照合します。成績の数字の1桁違いや氏名のスペルミスは、見落としやすいものです。
科目説明の確認。 プログラムによっては、シラバスや科目説明の提出を求められます。機械翻訳は、どれを送るかを選ぶのに役立ちます。また、証明付きでない科目説明を受け付ける機関であれば、下訳としても使えます（事前に確認してください）。

DropTranslateは、PDFやWord文書のレイアウトを保ったまま翻訳します。翻訳後の成績証明書でも科目と成績の表のレイアウトが維持されるため、1行ずつすばやく照合できます。ただし、DropTranslateの翻訳は証明付き翻訳でも宣誓翻訳でもなく、そのような翻訳として提示することもありません。

所要時間と費用のヒント

早めに始めましょう。 証明付き翻訳や宣誓翻訳は、完成までに数営業日かかることがあります。原本の郵送や認証コピーの取得には、さらに時間がかかります。
すべての出願分を一度に依頼しましょう。 署名入りの翻訳文を複数部、または出願先すべてが受け付ける形式で用意してもらえるよう、翻訳者に依頼します。
氏名の表記は、すべての書類と翻訳でパスポートに合わせて統一しましょう。
翻訳した書類は、すべてスキャンして保管しましょう。 後でビザや奨学金を申請するとき、または就職活動をするときに、再び必要になる可能性が高いです。

よくある質問

大学出願用の成績証明書を自分で翻訳してもよいですか？

大学が証明付き翻訳や正式な翻訳を求める場合、通常は認められません。科目説明のような補足的な書類であれば、自分で訳したものを受け付ける大学もあります。案内を確認してください。

翻訳した卒業証書にアポスティーユは必要ですか？

卒業証書の原本にアポスティーユや認証（legalization）を求める国や機関もあれば、求めないところもあります。翻訳とは別の手続きなので、両方の要件を確認してください。

出身大学が英語の成績証明書を発行できます。それでも翻訳は必要ですか？

必要ないことが多いですが、出願先の大学ごとに確認してください。特に、その大学で使用される言語の書類を求められている場合は、必ず確認が必要です。

成績は誰が換算しますか？

換算が必要な場合は、大学または学歴評価サービスが行います。翻訳では、元の成績がそのまま記載されます。

まとめ

各大学とビザ当局の指示を確認し、まず出身校に英語の書類を発行してもらえるか尋ね、必要な場合は証明付き翻訳または宣誓翻訳の要件を満たす翻訳者に依頼しましょう。機械翻訳は、書類の選別、用語リストの準備、完成した翻訳の確認に利用してください。翻訳の種類の違いについては、証明付き翻訳、宣誓翻訳、機械翻訳の違いをご覧ください。

成績証明書をDropTranslateにアップロードして、お使いの言語で内容を確認しましょう。証明付き翻訳を依頼する前に、すべての成績と科目をチェックできます。