Come tradurre un documento Word mantenendo la formattazione

Per tradurre un documento Word mantenendo la formattazione, traduci direttamente il file DOCX invece di copiarne il testo. Puoi farlo con la funzione di traduzione del documento integrata in Word (se la tua versione di Office la include) oppure con un traduttore di documenti online che restituisce un DOCX tradotto. Entrambi mantengono titoli, tabelle e immagini al loro posto molto meglio del copia e incolla. In ogni caso, dedica qualche minuto al controllo finale dei punti in cui il testo più lungo non entra più nello spazio disponibile.

Tra i documenti, i file Word sono i più facili da tradurre con buoni risultati. Questa guida spiega perché, illustra entrambe le opzioni ed elenca cosa controllare prima di inviare il file tradotto.

Perché i file Word si traducono meglio dei PDF

Un documento Word memorizza il testo sotto forma di paragrafi dinamici a cui sono associati degli stili: «questo è un Titolo 2», «questa cella è in grassetto», «questo elenco è numerato». Quando una frase tradotta è più lunga dell'originale, il paragrafo si allunga e il testo si ridistribuisce tra le pagine, proprio come quando continui a scrivere.

È questa la grande differenza rispetto a un PDF, dove ogni riga si trova in un riquadro fisso (vedi come tradurre un PDF senza perdere la formattazione). Con un DOCX, un buon strumento di traduzione deve solo sostituire le parole, lasciando inalterati gli stili.

Se hai sia il PDF sia il file Word originale, traduci sempre il file Word ed esporta un nuovo PDF in seguito.

Opzione 1: la funzione Traduci documento di Word

Le versioni recenti di Word possono tradurre un intero documento al posto tuo. Secondo la pagina di supporto di Microsoft, in Word vai su Revisione > Traduci > Traduci documento, scegli la lingua e seleziona Traduci. Word apre una copia tradotta in una nuova finestra, quindi l'originale resta intatto.

Microsoft indica alcune condizioni:

È disponibile per gli abbonati a Microsoft 365 e per Office 2021 (e per le versioni Mac elencate in quella pagina).
Devi essere connesso a internet, con le esperienze connesse di Office attivate, perché il testo viene inviato al servizio di traduzione di Microsoft.

Va bene per: traduzioni rapide quando lavori già in Word e hai una di queste versioni.

Da sapere: traduci un documento alla volta e conviene rivedere il risultato come con qualsiasi traduzione automatica (vedi la checklist più sotto).

Opzione 2: un traduttore di documenti online

Se non hai una versione recente di Office, devi tradurre più file o vuoi lavorare da qualsiasi browser, un traduttore di documenti online fa lo stesso lavoro: carichi il DOCX, scegli le lingue e scarichi un DOCX tradotto.

Cosa cercare in uno strumento di questo tipo:

Restituisce un DOCX, non solo testo. Vuoi riavere lo stesso file, pronto da modificare.
Mantiene stili e struttura: titoli, elenchi, tabelle, intestazioni e piè di pagina, note a piè di pagina e caselle di testo.
Mantiene inalterati immagini, grafici e campi, invece di ricreare il documento da zero.
Fornisce informazioni chiare sulla privacy: per quanto tempo conserva il tuo file e se il tuo testo può essere usato per addestrare modelli.

È così che funziona il traduttore di documenti Word di DropTranslate. Traduce il testo direttamente all'interno del DOCX e lascia intatti stili, tabelle e immagini, così ottieni un file Word con la stessa impaginazione. Trascina il file, scegli la lingua di destinazione e scarica la copia tradotta.

Prima di tradurre: tre rapide correzioni nell'originale

Qualche minuto di preparazione fa risparmiare più tempo di qualsiasi impostazione dello strumento:

Accetta o rifiuta le revisioni ed elimina i vecchi commenti. Altrimenti potresti ritrovarti a tradurre testo che a nessuno serve, oppure far tradurre sia la versione vecchia sia quella nuova.
Usa stili e tabelle al posto di spazi e tabulazioni per l'allineamento. Il testo allineato con gli spazi perde la disposizione corretta non appena cambia la lunghezza delle parole.
Segna cosa non va tradotto. Nomi di prodotti, marchi, codici e indirizzi spesso conviene lasciarli così come sono. Fai un breve elenco per poterli controllare dopo (oppure usa un glossario o un'opzione «non tradurre», se il tuo strumento ne dispone).

Dopo la traduzione: cosa controllare

Anche quando la formattazione viene mantenuta, un documento tradotto richiede una rapida revisione. Controlla in quest'ordine:

Tabelle con colonne strette. Le parole più lunghe (in tedesco, finlandese o polacco) possono aumentare l'altezza delle righe o spostare una tabella alla pagina successiva.
Titoli, copertine e caselle di testo. Le caselle di testo non si allargano automaticamente come i normali paragrafi, quindi le traduzioni lunghe possono risultare tagliate.
Indice. Fai clic con il pulsante destro e scegli Aggiorna campo, in modo che mostri i titoli tradotti e i nuovi numeri di pagina.
Numeri, date e valuta. Le cifre in sé non dovrebbero cambiare, ma potresti volere i formati locali (1,000.50 vs 1.000,50; giorno/mese vs mese/giorno).
Nomi e termini della tua lista «da non tradurre».
Intestazioni, piè di pagina e note a piè di pagina. Aprili una volta per verificare che siano stati tradotti anch'essi.
Lingue di destinazione da destra a sinistra (arabo, ebraico, persiano, urdu). Controlla che paragrafi e tabelle siano disposti da destra a sinistra e che numeri e parole in alfabeto latino vengano visualizzati correttamente all'interno delle frasi.

Infine, se il documento è destinato a clienti, colleghi o al pubblico, chiedi a qualcuno che conosce la lingua di destinazione di dare una rapida occhiata al risultato. La traduzione automatica offre spesso ottimi risultati, ma non è infallibile; la traduzione automatica è abbastanza buona? spiega come verificarla.

Una nota sui documenti ufficiali

Se il tuo file Word è un certificato, un atto giudiziario o un altro documento da presentare a un ufficio immigrazione, a un'università o a un ente pubblico, l'organizzazione che lo riceve spesso richiede una traduzione certificata o giurata (asseverata) eseguita da un traduttore umano qualificato. Una traduzione automatica resta utile per capire il documento o per preparare una bozza, ma non è una traduzione certificata. Traduzione certificata, giurata o automatica spiega la differenza.

Domande frequenti

Posso tradurre un documento Word gratis?

Alcune opzioni non costano nulla in più. La funzione di traduzione del documento di Word è inclusa se hai già una delle versioni di Office indicate da Microsoft. Molti strumenti online permettono di tradurre gratuitamente un certo numero di pagine, con limiti sulle dimensioni dei file. Controlla tali limiti e le condizioni sulla privacy dell'offerta gratuita prima di caricare un file lungo o sensibile.

La traduzione mantiene le mie immagini e i loghi?

Sì, con uno strumento che traduce il DOCX direttamente nel file: immagini, loghi e grafici restano dove erano. Il testo che fa parte di un'immagine (uno screenshot, un timbro scansionato) resta nella lingua originale, perché non è memorizzato come testo nel file.

Posso tradurre un vecchio file .doc?

Aprilo in Word (o in una suite per ufficio gratuita) e salvalo prima come .docx. La maggior parte dei traduttori, compreso il nostro, lavora con il formato DOCX moderno.

Come ottengo una versione bilingue, con originale e traduzione affiancati?

Alcuni strumenti generano una versione bilingue. Se quello che usi non lo fa, puoi affiancare l'originale e il documento tradotto in Word con Visualizza > Visualizza affiancati.

Riepilogo

Traduci il DOCX stesso, non il testo copiato. Usa la funzione di traduzione del documento di Word se la tua versione di Office la include, oppure un traduttore online che ti restituisce un DOCX con lo stesso layout. Prima accetta o rifiuta le revisioni, poi controlla le tabelle, le caselle di testo, l'indice e i termini «da non tradurre». Per altri tipi di file, vedi come tradurre un documento.

Trascina il tuo file Word in DropTranslate e scaricalo tradotto mantenendo la formattazione.