Traduire un document Word sans perdre la mise en page

Pour traduire un document Word en conservant sa mise en page, traduisez le fichier DOCX lui-même plutôt que d’en copier le texte. Vous pouvez le faire avec la fonction Traduire le document de Word (si votre version d’Office la propose) ou avec un traducteur de documents en ligne qui renvoie un DOCX traduit. Dans les deux cas, les titres, les tableaux et les images restent bien mieux en place qu’avec un copier-coller. Prévoyez dans tous les cas quelques minutes à la fin pour vérifier les endroits où le texte, devenu plus long, ne tient plus.

Les fichiers Word sont les documents les plus faciles à traduire correctement. Ce guide explique pourquoi, détaille les deux options et liste ce qu’il faut vérifier avant d’envoyer le fichier traduit à qui que ce soit.

Pourquoi les fichiers Word se traduisent mieux que les PDF

Un document Word conserve le texte sous forme de paragraphes fluides auxquels sont associés des styles : « ceci est un Titre 2 », « cette cellule est en gras », « cette liste est numérotée ». Lorsqu’une phrase traduite est plus longue que l’original, le paragraphe s’allonge simplement et la page se réorganise, exactement comme quand vous saisissez davantage de texte.

C’est la grande différence avec un PDF, où chaque ligne est placée dans un cadre fixe (voir comment traduire un PDF sans perdre la mise en page). Avec un DOCX, un bon traducteur n’a qu’à remplacer les mots et à laisser les styles tels quels.

Si vous avez à la fois un PDF et le fichier Word d’origine, traduisez toujours le fichier Word et exportez ensuite un nouveau PDF.

Option 1 : la fonction Traduire le document intégrée à Word

Les versions récentes de Word peuvent traduire un document entier à votre place. D’après la page d’assistance de Microsoft, dans Word, vous allez dans Révision > Traduire > Traduire le document, vous choisissez la langue, puis vous sélectionnez Traduire. Word ouvre une copie traduite dans une nouvelle fenêtre : votre original reste intact.

Microsoft indique quelques conditions :

Elle est disponible pour les abonnés à Microsoft 365 et pour Office 2021 (ainsi que pour les versions Mac mentionnées sur cette page).
Vous devez être connecté à Internet, avec les expériences connectées d’Office activées, car le texte est envoyé au service de traduction de Microsoft.

Idéal pour : les traductions rapides quand vous travaillez déjà dans Word et que vous avez l’une de ces versions.

À savoir : vous traduisez un seul document à la fois, et il faudra relire le résultat comme pour n’importe quelle traduction automatique (voir la liste de vérification ci-dessous).

Option 2 : un traducteur de documents en ligne

Si vous n’avez pas de version récente d’Office, si vous devez traduire plusieurs fichiers ou si vous voulez travailler depuis n’importe quel navigateur, un traducteur de documents en ligne fait le même travail : vous importez le DOCX, vous choisissez les langues et vous téléchargez un DOCX traduit.

Ce qu’il faut y chercher :

Il renvoie un DOCX, pas seulement du texte. Vous voulez récupérer le même fichier, prêt à être modifié.
Il conserve les styles et la structure : titres, listes, tableaux, en-têtes et pieds de page, notes de bas de page et zones de texte.
Il ne touche pas aux images, aux graphiques ni aux champs, plutôt que de recréer le document de zéro.
Il est clair sur la confidentialité : combien de temps votre fichier est conservé et si votre texte peut servir à entraîner des modèles.

C’est ainsi que fonctionne le traducteur Word de DropTranslate. Il traduit directement le texte du DOCX et ne touche ni aux styles, ni aux tableaux, ni aux images : vous récupérez un fichier Word avec la même mise en page. Déposez le fichier, choisissez la langue cible et téléchargez la copie traduite.

Avant de traduire : trois corrections rapides dans l’original

Quelques minutes de préparation font gagner plus de temps que n’importe quel réglage d’outil :

Traitez le suivi des modifications en acceptant ou en refusant les modifications, puis supprimez les anciens commentaires. Sinon, vous risquez de traduire du texte dont personne n’a besoin, ou de faire traduire à la fois l’ancienne et la nouvelle version.
Utilisez de vrais styles et de vrais tableaux plutôt que des espaces et des tabulations pour l’alignement. Un texte aligné avec des espaces se dérègle dès que les mots changent de longueur.
Repérez ce qui ne doit pas être traduit. Les noms de produits, les noms de marques, les codes et les adresses sont souvent mieux laissés tels quels. Dressez une courte liste pour pouvoir les vérifier ensuite (ou utilisez un glossaire ou une option « ne pas traduire » si votre outil en propose une).

Après la traduction : ce qu’il faut vérifier

Même quand la mise en forme est conservée, un document traduit mérite une relecture rapide. Passez-le en revue dans cet ordre :

Les tableaux à colonnes étroites. Les mots plus longs (allemand, finnois, polonais) peuvent augmenter la hauteur des lignes ou faire passer un tableau à la page suivante.
Les titres, les pages de garde et les zones de texte. Les zones de texte ne s’agrandissent pas automatiquement comme les paragraphes normaux : les traductions longues peuvent donc être coupées.
La table des matières. Faites un clic droit dessus et choisissez Mettre à jour les champs pour qu’elle affiche les titres traduits et les nouveaux numéros de page.
Les nombres, les dates et les devises. Les chiffres eux-mêmes ne doivent pas changer, mais vous voudrez peut-être des formats locaux (1,000.50 vs 1.000,50 ; jour/mois vs mois/jour).
Les noms et les termes de votre liste « ne pas traduire ».
Les en-têtes, les pieds de page et les notes de bas de page. Ouvrez-les une fois pour vérifier qu’ils ont bien été traduits eux aussi.
Les langues cibles écrites de droite à gauche (arabe, hébreu, persan, ourdou). Vérifiez que les paragraphes et les tableaux se lisent bien de droite à gauche et que les nombres et les mots en alphabet latin s’affichent correctement dans les phrases.

Enfin, faites relire rapidement le résultat par quelqu’un qui lit la langue cible si le document est destiné à des clients, à des collègues ou au public. La traduction automatique est souvent très bonne dans ce domaine, mais elle n’est pas infaillible ; la traduction automatique est-elle suffisamment bonne ? explique comment la vérifier.

À propos des documents officiels

Si votre fichier Word est un certificat, un document judiciaire ou tout document à remettre à un service d’immigration, à une université ou à un organisme public, l’organisme destinataire exige souvent une traduction certifiée ou assermentée réalisée par un traducteur humain qualifié. Une traduction automatique reste utile pour comprendre le document ou préparer un brouillon, mais ce n’est pas une traduction certifiée. Traduction certifiée, assermentée ou automatique explique la différence.

Questions fréquentes

Puis-je traduire un document Word gratuitement ?

Certaines options ne coûtent rien de plus. La fonction Traduire le document de Word est incluse si vous disposez déjà de l’une des versions d’Office citées par Microsoft. De nombreux outils en ligne proposent un quota gratuit limité par la taille des fichiers. Vérifiez ces limites, ainsi que les conditions de confidentialité de toute offre gratuite, avant d’importer un fichier long ou sensible.

La traduction conserve-t-elle mes images et mes logos ?

Oui, avec un outil qui traduit le DOCX sur place : les images, les logos et les graphiques restent à leur place. Le texte qui fait partie d’une image (une capture d’écran, un tampon numérisé) reste dans la langue d’origine, car il ne figure pas comme texte dans le fichier.

Puis-je traduire un ancien fichier .doc ?

Ouvrez-le dans Word (ou dans une suite bureautique gratuite) et enregistrez-le d’abord au format .docx. La plupart des traducteurs, dont le nôtre, fonctionnent avec le format DOCX moderne.

Comment obtenir une version bilingue, avec l’original et la traduction côte à côte ?

Certains outils proposent une sortie bilingue. Si le vôtre n’en propose pas, vous pouvez placer l’original et le document traduit l’un à côté de l’autre dans Word avec View > View Side by Side (Affichage > Afficher côte à côte).

Résumé

Traduisez le DOCX lui-même, pas du texte copié. Utilisez la fonction Traduire le document de Word si votre version d’Office l’inclut, ou un traducteur en ligne qui vous rend un DOCX avec la même mise en page. Nettoyez d’abord les modifications suivies, puis vérifiez les tableaux, les zones de texte, la table des matières et vos termes « ne pas traduire ». Pour d’autres types de fichiers, voir comment traduire un document.

Déposez votre fichier Word dans DropTranslate et téléchargez-le traduit, avec la mise en page conservée.