Cómo traducir un documento de Word sin perder el formato

Para traducir un documento de Word sin perder el formato, traduce el propio archivo DOCX en lugar de copiar el texto. Puedes hacerlo con la función de traducción de documentos de Word (si tu versión de Office la incluye) o con un traductor de documentos en línea que te devuelva un DOCX traducido. Ambos mantienen los títulos, las tablas y las imágenes en su sitio mucho mejor que copiar y pegar. En cualquier caso, reserva unos minutos al final para revisar los puntos donde el texto más largo ya no cabe.

Los archivos de Word son los más fáciles de traducir con buenos resultados. Esta guía explica por qué, repasa las dos opciones y enumera qué comprobar antes de enviar el archivo traducido a otras personas.

Por qué los archivos de Word se traducen mejor que los PDF

Un documento de Word guarda el texto como párrafos de texto fluido con estilos asociados: «esto es un Título 2», «esta celda está en negrita», «esta lista está numerada». Cuando una frase traducida es más larga que la original, el párrafo simplemente crece y la página se reajusta, igual que cuando escribes más texto.

Esa es la gran diferencia con un PDF, donde cada línea está en un cuadro fijo (consulta cómo traducir un PDF sin perder el formato). Con un DOCX, un buen traductor solo tiene que cambiar las palabras y dejar los estilos como están.

Si tienes tanto el PDF como el archivo original de Word, traduce siempre el archivo de Word y exporta un PDF nuevo después.

Opción 1: la traducción de documentos integrada en Word

Las versiones recientes de Word pueden traducir un documento completo por ti. Según la página de soporte de Microsoft, en Word, ve a Review > Translate > Translate Document (Revisar > Traducir > Traducir documento), elige el idioma y selecciona Translate (Traducir). Word abre una copia traducida en una ventana nueva, así que el original queda intacto.

Microsoft indica algunas condiciones:

Está disponible para suscriptores de Microsoft 365 y Office 2021 (y las versiones para Mac que se indican en esa página).
Necesitas conexión a internet, con las experiencias conectadas de Office activadas, porque el texto se envía al servicio de traducción de Microsoft.

Ideal para: traducciones rápidas cuando ya trabajas en Word y tienes una de esas versiones.

Conviene saber: solo puedes traducir un documento cada vez y tendrás que revisar el resultado igual que con cualquier traducción automática (consulta la lista de comprobación más abajo).

Opción 2: un traductor de documentos en línea

Si no tienes una versión reciente de Office, necesitas traducir varios archivos o quieres trabajar desde cualquier navegador, un traductor de documentos en línea hace el mismo trabajo: subes el DOCX, eliges los idiomas y descargas un DOCX traducido.

Qué conviene buscar en uno:

Que devuelva un DOCX, no solo texto. Lo que quieres es el mismo archivo, listo para editar.
Que conserve los estilos y la estructura: títulos, listas, tablas, encabezados y pies de página, notas al pie y cuadros de texto.
Que conserve sin cambios las imágenes, los gráficos y los campos, en lugar de recrear el documento desde cero.
Que sea claro con la privacidad: cuánto tiempo conserva tu archivo y si tu texto puede usarse para entrenar modelos.

Así funciona el traductor de Word de DropTranslate. Traduce directamente el texto del DOCX y mantiene intactos los estilos, las tablas y las imágenes, así que recibes un archivo de Word con el mismo diseño. Suelta el archivo, elige el idioma de destino y descarga la copia traducida.

Antes de traducir: tres arreglos rápidos en el original

Unos minutos de preparación ahorran más tiempo que cualquier ajuste de la herramienta:

Acepta o rechaza todos los cambios pendientes en Control de cambios y elimina los comentarios antiguos. Si no, puedes acabar traduciendo texto que nadie necesita o tanto la versión antigua como la nueva.
Alinea el contenido con estilos y tablas, no con espacios y tabulaciones. La alineación hecha con espacios se pierde en cuanto cambia la longitud de las palabras.
Marca lo que no debe traducirse. A menudo es mejor dejar tal cual los nombres de productos, las marcas, los códigos y las direcciones. Haz una lista corta para poder comprobarlos después (o usa un glosario o una opción de «no traducir» si tu herramienta la tiene).

Después de traducir: qué revisar

Aunque el formato se conserve, un documento traducido necesita una revisión rápida. Repásalo en este orden:

Tablas con columnas estrechas. Las palabras más largas en idiomas como el alemán, el finlandés y el polaco pueden aumentar la altura de las filas o desplazar una tabla a la página siguiente.
Títulos, portadas y cuadros de texto. Los cuadros de texto no crecen automáticamente como los párrafos normales, así que las traducciones largas pueden quedar cortadas.
Tabla de contenido. Haz clic con el botón derecho y elige Actualizar campo para que muestre los títulos traducidos y los nuevos números de página.
Números, fechas y moneda. Las cifras no deberían cambiar, pero quizá quieras formatos locales (1,000.50 vs 1.000,50; día/mes vs mes/día).
Nombres y términos de tu lista de «no traducir».
Encabezados, pies de página y notas al pie. Ábrelos una vez para confirmar que también se han traducido.
Idiomas de destino que se escriben de derecha a izquierda (árabe, hebreo, persa, urdu). Comprueba que los párrafos y las tablas se dispongan de derecha a izquierda y que los números y las palabras en alfabeto latino se muestren correctamente dentro de las frases.

Por último, si el documento va a llegar a clientes, compañeros o al público, pide a alguien que lea el idioma de destino que le eche un vistazo. La traducción automática suele funcionar muy bien para esto, pero no es infalible; ¿es lo bastante buena la traducción automática? explica cómo comprobarla.

Una nota sobre los documentos oficiales

Si tu archivo de Word es un certificado, un documento judicial o cualquier otro documento que debas presentar ante una oficina de inmigración, una universidad o un organismo público, la entidad que lo recibe suele exigir una traducción certificada o jurada realizada por un traductor humano cualificado. Una traducción automática sigue siendo útil para entender el documento o preparar un borrador, pero no es una traducción certificada. Traducción certificada, jurada o automática explica la diferencia.

Preguntas frecuentes

¿Puedo traducir un documento de Word gratis?

Algunas opciones no cuestan nada extra. La función de traducción de documentos de Word viene incluida si ya tienes una de las versiones de Office que indica Microsoft. Muchas herramientas en línea permiten traducir gratis algunas páginas y aplican límites de tamaño. Revisa esos límites y las condiciones de privacidad de cualquier plan gratuito antes de subir un archivo largo o confidencial.

¿La traducción conservará mis imágenes y logotipos?

Sí, con una herramienta que traduce el DOCX en su sitio: las imágenes, los logotipos y los gráficos se quedan donde estaban. El texto que forma parte de una imagen (una captura de pantalla, un sello escaneado) sigue en el idioma original, porque no es texto del archivo.

¿Puedo traducir un archivo .doc antiguo?

Ábrelo en Word (o en una suite ofimática gratuita) y guárdalo primero como .docx. La mayoría de los traductores, incluido el nuestro, trabajan con el formato DOCX moderno.

¿Cómo consigo una versión bilingüe, con el original y la traducción en paralelo?

Algunas herramientas ofrecen un resultado bilingüe. Si la tuya no lo hace, puedes colocar el documento original y el traducido uno junto al otro en Word con View > View Side by Side (Vista > Ver en paralelo).

Resumen

Traduce el propio DOCX, no el texto copiado. Usa la función de traducción de documentos de Word si tu versión de Office la incluye, o un traductor en línea que te devuelva un DOCX con el mismo diseño. Resuelve primero los cambios pendientes en Control de cambios y después revisa las tablas, los cuadros de texto, la tabla de contenido y los términos de tu lista de «no traducir». Para otros tipos de archivo, consulta cómo traducir un documento.

Suelta tu archivo de Word en DropTranslate y descárgalo traducido, con el formato intacto.