¿Es seguro subir documentos a un traductor online? Qué debes comprobar

Subir un documento a un traductor online es razonablemente seguro para archivos cotidianos, siempre que sepas tres cosas: cuánto tiempo conserva el servicio tu archivo, quién más procesa el texto (normalmente un proveedor de modelos de IA) y si ese texto puede usarse para entrenar modelos de IA. Para documentos confidenciales (contratos sujetos a NDA, historiales médicos, datos de clientes, resultados financieros sin publicar), esas respuestas deciden si una herramienta es aceptable o no, y a veces la respuesta es «no en un plan gratuito».

Esta guía explica qué ocurre con un documento que subes, te da una lista de comprobación que sirve para cualquier herramienta de traducción y te explica claramente cómo trata DropTranslate los archivos actualmente.

Qué ocurre cuando subes un documento

En casi todos los traductores de documentos online, el recorrido es así:

1. Subida. Tu archivo viaja a los servidores del servicio, normalmente a través de una conexión cifrada (busca https://).
2. Procesamiento. El texto se extrae del archivo y se envía, por partes, a un motor de traducción. Hoy suele ser un gran modelo de lenguaje de IA, a menudo gestionado por otra empresa distinta de la del sitio web que usas.
3. Reconstrucción. El texto traducido se escribe de nuevo en una copia de tu archivo.
4. Almacenamiento. El original y la traducción se conservan durante un tiempo para que puedas descargar el resultado, y a veces durante mucho más tiempo.

En cada paso, tu texto existe fuera de tu ordenador. El riesgo no suele ser un ataque espectacular, sino la conservación y la reutilización: copias guardadas más tiempo del que esperabas, o texto usado para mejorar el modelo de IA de otra empresa.

La lista de comprobación: preguntas para cualquier herramienta de traducción

Busca las respuestas en la política de privacidad de la herramienta y en la pantalla de subida. Si no las encuentras, eso también es una respuesta.

1. ¿Cuánto tiempo se conserva mi archivo original?

La mejor respuesta es «se elimina en cuanto termina la traducción». Ten cuidado con frases vagas como «se conserva el tiempo necesario».

2. ¿Cuánto tiempo se conserva el archivo traducido y puedo eliminarlo yo mismo?

Necesitas el resultado un tiempo para descargarlo. Busca un plazo fijo y un botón de eliminar que borre el archivo de inmediato, no solo de tu lista del historial.

3. ¿Quién procesa el texto?

La mayoría de las herramientas envían el texto a un proveedor de IA. La política de privacidad debería nombrar al proveedor o, al menos, indicar que un tercero procesa el texto y bajo qué condiciones.

4. ¿Puede usarse mi texto para entrenar modelos de IA?

Esta es la pregunta más importante para el material confidencial. Algunos proveedores prometen no entrenar con tus datos y no conservarlos (“zero data retention” [retención cero de datos]); otros, sobre todo en los planes gratuitos o de bajo coste, pueden usar el texto enviado para mejorar sus modelos. Una buena herramienta dice cuál es el caso, con palabras claras, antes de que subas nada.

5. ¿Se registra el texto del documento?

Los servicios guardan registros para corregir errores y medir el uso. Lo ideal es que esos registros contengan solo datos técnicos (tamaño del archivo, par de idiomas, tiempos), nunca el texto de tu documento.

6. ¿Dónde se procesan los datos?

Si trabajas bajo el RGPD (GDPR) o un contrato con un cliente que incluye normas sobre la ubicación de los datos, comprueba en qué países operan el servicio y sus proveedores.

7. ¿El servicio necesita una cuenta y qué guarda sobre mí?

El uso anónimo puede implicar menos datos personales almacenados, pero también que no haya forma de eliminar un archivo más tarde. Una cuenta con un historial visible facilita ver qué se guarda y eliminarlo.

Cuándo mantener un documento sin conexión

Incluso con buenas respuestas, algunos documentos no deberían entrar en ninguna herramienta online sin permiso:

• Todo lo cubierto por un NDA o por un acuerdo de confidencialidad con un cliente
• Historiales médicos y otros datos personales sensibles de otra persona
• Expedientes judiciales, salvo que tu despacho haya aprobado la herramienta
• Secretos comerciales, resultados financieros sin publicar o documentos de fusiones
• Contraseñas, claves u otras credenciales (elimínalas antes de traducir nada)

En estos casos, pregunta a tu empresa o a tu cliente qué herramientas están aprobadas, usa una herramienta de traducción sin conexión o empresarial con un contrato que cubra el tratamiento de los datos, o elimina las partes sensibles antes de traducir. Quitar los nombres y las cifras que no necesitas traducir (ocultación de datos) suele bastar para entender un documento rápidamente.

Cómo trata DropTranslate tus archivos

Preferimos que lo sepas antes de subir un archivo y no que lo descubras después:

• Los archivos subidos se eliminan en cuanto termina tu trabajo de traducción. Solo se conserva el archivo traducido.
• Los archivos traducidos se conservan 7 días si has iniciado sesión (para que puedas volver a descargarlos desde Historial) y 24 horas si no. Después se eliminan automáticamente. El historial solo guarda el nombre del archivo, el par de idiomas, el número de páginas y la fecha.
• Eliminar ahora borra tus archivos de inmediato.
• Los archivos se cifran en reposo mientras están en nuestros servidores.
• Ningún texto de los documentos entra en nuestros registros ni en nuestras analíticas.
• El modelo de IA y el entrenamiento. Las traducciones se procesan actualmente con el nivel «contributor» de un modelo de IA (Muse Spark). En este nivel, el texto enviado al modelo puede usarse para entrenar los modelos de Meta y el servicio no ofrece retención cero. Por eso la pantalla de subida dice: no subas documentos confidenciales en el plan gratuito.

Los detalles completos están en nuestra página de privacidad. Si añadimos un proveedor con condiciones de datos más estrictas para documentos confidenciales, lo indicaremos allí y en la pantalla de subida; hasta entonces, considera el plan gratuito inadecuado para material confidencial.

Una rutina rápida de seguridad para cualquier subida

1. Pregúntate: ¿sería un problema que este texto se almacenara un tiempo o se usara para entrenar un modelo de IA? Si la respuesta es sí, no lo subas a una herramienta gratuita.
2. Elimina lo que no necesitas traducir: números de cuenta, números de identificación, firmas.
3. Comprueba el plazo de conservación y la política de entrenamiento de la herramienta.
4. Descarga el resultado sin demora y luego elimínalo del servicio.
5. Guarda el archivo traducido en un lugar que controles.

Preguntas frecuentes

¿Son seguros Google Translate o DeepL para documentos confidenciales?

Depende del producto y del plan concretos que uses, y sus condiciones cambian. Lee las condiciones de privacidad vigentes de ese plan con la lista de comprobación de arriba y verifica si tu empresa lo ha aprobado.

¿Puede una herramienta de traducción ver mi documento?

El software lo procesa y el proveedor de IA recibe el texto. Que una persona pueda acceder a él depende de las políticas y de la seguridad del servicio. Lo más seguro, con cualquier herramienta online, es no subir nada cuyo almacenamiento no puedas permitirte.

¿Es seguro subir mi pasaporte o mi documento de identidad para traducirlo?

Los documentos de identidad resultan atractivos para los estafadores. Súbelos solo a un servicio cuya conservación y eliminación de archivos hayas comprobado, elimínalos después y plantéate si realmente necesitas traducir el documento entero.

¿Eliminar el archivo lo borra también del proveedor de IA?

No necesariamente. Eliminar un archivo de la web de traducción borra las copias que esa web almacena. Que el proveedor de IA conserve el texto depende de las condiciones del propio proveedor, y por eso importa la pregunta 4.

Resumen

Para documentos cotidianos, un traductor online es una opción razonable una vez que has comprobado cuánto tiempo se conservan los archivos y si el texto puede usarse para entrenar IA. Para documentos confidenciales, esas respuestas suelen descartar los planes gratuitos. Si lo que te preocupa a continuación es la calidad, lee ¿es suficientemente buena la traducción automática?.

Consulta exactamente cómo DropTranslate trata tus archivos antes de subirlos.