Zeugnisse und Abschlussurkunden fürs Auslandsstudium übersetzen: Checkliste

Wenn eine Universität, eine Stelle zur Bewertung ausländischer Bildungsabschlüsse oder eine Visastelle Ihre Leistungsübersichten (Transcript of Records) und Abschlussurkunden in einer anderen Sprache verlangt, müssen Sie damit rechnen, dass eine von einem menschlichen Übersetzer angefertigte beglaubigte Übersetzung oder eine Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer gefordert wird. Halten Sie sich genau an deren Vorgaben. Jede Einrichtung legt ihre eigenen Regeln fest: Manche akzeptieren Übersetzungen, die von Ihrer Hochschule oder Schule ausgestellt wurden, andere nur beglaubigte Übersetzungen oder Übersetzungen durch vereidigte Übersetzer. Wieder andere verlangen, dass Ihre Hochschule oder Schule die Unterlagen direkt versendet. Eine maschinelle Übersetzung ersetzt das nicht, ist aber ein schneller Weg, Ihre Unterlagen zu prüfen und sich vorzubereiten.

Diese Checkliste zeigt Ihnen, was Sie klären sollten, in welcher Reihenfolge Sie vorgehen und wo eine maschinelle Übersetzung Zeit spart.

Dies sind allgemeine Informationen. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Land, Universität und Studiengang und ändern sich. Maßgeblich sind letztlich die Vorgaben der Zulassungsstelle oder der Bewertungsstelle, an die Sie sich wenden.

Schritt 1: Lesen Sie die Vorgaben jeder Stelle, bei der Sie sich bewerben

Auf Zulassungsseiten und in Bewerbungsportalen steht meist irgendwo im Abschnitt „Für internationale Bewerber“ oder „Erforderliche Unterlagen“:

Welche Unterlagen sie brauchen: Schulabschlusszeugnis, Bachelorurkunde, vollständige Leistungsübersicht (Transcript of Records), Diploma Supplement, Kursbeschreibungen, Sprachtestergebnisse.
Ob sie Unterlagen in Ihrer Sprache akzeptieren oder eine Übersetzung brauchen (oft ins Englische oder in die Landessprache).
Welche Art von Übersetzung sie verlangen: „beglaubigt“, „durch einen vereidigten Übersetzer“, „amtlich“, „von einem akkreditierten Übersetzer“ oder „von Ihrer Einrichtung ausgestellt“.
Wie die Unterlagen einzureichen sind: per Upload, per Post, direkt durch Ihre Hochschule oder Schule oder über eine Stelle zur Bewertung ausländischer Bildungsabschlüsse.
Ob Kopien beglaubigt sein müssen (eine beglaubigte Kopie ist eine Kopie, die als mit dem Original übereinstimmend bestätigt wurde; das ist etwas anderes als eine beglaubigte Übersetzung).

Legen Sie eine kleine Tabelle an: eine Zeile pro Universität, eine Spalte für jeden dieser Punkte. Die Anforderungen unterscheiden sich oft schon zwischen Universitäten im selben Land.

Schritt 2: Fragen Sie zuerst bei Ihrer Hochschule oder Schule nach

Viele Universitäten und Schulen können Unterlagen auf Englisch oder in einer anderen weit verbreiteten Sprache ausstellen oder ein zweisprachiges Diploma Supplement bereitstellen. Wenn Ihre Hochschule oder Schule das anbietet, ist diese Lösung oft günstiger und wird häufiger akzeptiert als eine Übersetzung. Fragen Sie bei der Studienverwaltung oder im Studierendenbüro nach:

Können Sie meine Leistungsübersicht (Transcript of Records) oder Abschlussurkunde auf Englisch (oder in der Zielsprache) ausstellen?
Haben Sie ein Standarddokument mit Kursbeschreibungen auf Englisch?
Können Sie Unterlagen direkt an die Universitäten schicken, bei denen ich mich bewerbe, falls diese das verlangen?

Schritt 3: Wenn Sie eine Übersetzung brauchen, lassen Sie sie in der verlangten Form anfertigen

Verlangt die Einrichtung eine beglaubigte Übersetzung oder eine Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer, beauftragen Sie einen Übersetzer, der die jeweilige Anforderung erfüllt. Dabei sollten Sie Folgendes wissen:

Erklärung des Übersetzers. Vielerorts wird eine unterschriebene Erklärung des Übersetzers erwartet, dass die Übersetzung vollständig und richtig ist. Ein offizielles Beispiel: Laut den Hinweisen der britischen Regierung zur Beglaubigung einer Übersetzung soll der Übersetzer auf der Übersetzung schriftlich bestätigen, dass es sich um eine „true and accurate translation of the original document“ (getreue und genaue Übersetzung des Originaldokuments) handelt, und das Datum, seinen vollständigen Namen sowie seine Kontaktdaten angeben.
Vereidigte Übersetzer. In vielen Ländern (zum Beispiel in weiten Teilen Kontinentaleuropas und Lateinamerikas) können nur Übersetzer, die von einem Gericht oder Ministerium bestellt wurden, Übersetzungen für den amtlichen Gebrauch erstellen. Eine Einrichtung akzeptiert unter Umständen nur Übersetzer, die in einem bestimmten Land registriert sind.
Vollständige Dokumente. Übersetzen Sie alles, was auf dem Dokument steht, einschließlich Stempel, Siegel, Notenskala und Anmerkungen, sofern nichts anderes verlangt wird.
Noten werden nicht umgerechnet. Ein Übersetzer übersetzt Ihre Noten; er rechnet sie nicht in das System eines anderen Landes um. Falls nötig, übernimmt die Notenumrechnung die Universität oder ein Dienst zur Bewertung ausländischer Abschlüsse.

Schritt 4: Wenn Sie ein Visum für Ihr Studium brauchen, prüfen Sie auch die Vorgaben der Visastelle

Visastellen haben eigene Vorschriften für Unterlagen, die unabhängig von den Vorgaben der Universität gelten. Im Leitfaden der britischen Regierung für Einreiseanträge heißt es zum Beispiel, dass Sie beglaubigte Übersetzungen aller Unterlagen vorlegen müssen, die nicht auf Englisch oder Walisisch sind. Lesen Sie daher auch die Visa-Checkliste für Ihr Zielland und den Artikel Dokumente für einen Visum- oder Einwanderungsantrag übersetzen.

Wo eine maschinelle Übersetzung hilft

Für die Unterlagen, die Sie einreichen, brauchen Sie weiterhin einen menschlichen Übersetzer. Eine maschinelle Übersetzung hilft bei den begleitenden Schritten:

Relevante Unterlagen prüfen. Übersetzen Sie die Kursliste in Ihrer Leistungsübersicht, um zu sehen, welche Module den Voraussetzungen eines Studiengangs entsprechen, bevor Sie Übersetzungen in Auftrag geben.
Begriffsliste für den Übersetzer vorbereiten. Für den offiziellen Namen Ihrer Einrichtung, Ihren Abschlusstitel und die Namen wichtiger Kurse gibt es oft eine etablierte englische Fassung. Sammeln Sie diese, damit der Übersetzer sie einheitlich verwenden kann.
Die beglaubigte Übersetzung prüfen. Vergleichen Sie Namen, Geburtsdaten, Noten, Credits und Datumsangaben mit dem Original. Eine falsche Ziffer bei einer Note oder ein falsch geschriebener Name ist leicht zu übersehen.
Kursbeschreibungen lesen. Manche Studiengänge verlangen Lehrpläne oder Kursbeschreibungen. Mit einer maschinellen Übersetzung können Sie auswählen, welche Sie einsenden. Sie kann auch als Entwurf dienen, wenn die Einrichtung nicht beglaubigte Kursbeschreibungen akzeptiert (fragen Sie vorher nach).

DropTranslate bewahrt das Layout einer PDF-Datei oder eines Word-Dokuments, sodass die Tabelle mit Kursen und Noten in der übersetzten Leistungsübersicht erhalten bleibt. Dadurch lässt sie sich schnell Zeile für Zeile mit dem Original abgleichen. Das Ergebnis ist keine beglaubigte Übersetzung und keine Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer, und wir geben es nie als solche aus.

Tipps zu Zeitplan und Kosten

Fangen Sie früh an. Für beglaubigte Übersetzungen oder Übersetzungen durch vereidigte Übersetzer müssen Sie unter Umständen mehrere Werktage einplanen. Der Postversand von Originalen oder das Besorgen beglaubigter Kopien dauert noch länger.
Berücksichtigen Sie bei der Bestellung alle Bewerbungen. Bitten Sie den Übersetzer um mehrere unterschriebene Originalausfertigungen oder um ein Format, das jede Einrichtung auf Ihrer Liste akzeptiert.
Achten Sie auf eine einheitliche Schreibweise Ihres Namens: Er sollte in allen Dokumenten und Übersetzungen genauso geschrieben sein wie in Ihrem Reisepass.
Speichern Sie Scans aller übersetzten Dokumente. Sie brauchen sie wahrscheinlich später noch einmal für ein Visum, ein Stipendium oder einen Job.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich mein Transcript of Records für eine Bewerbung an einer Universität selbst übersetzen?

Meistens nicht, wenn die Universität eine beglaubigte oder offizielle Übersetzung verlangt. Manche akzeptieren selbst angefertigte Übersetzungen weniger wichtiger Unterlagen wie Kursbeschreibungen. Prüfen Sie die Vorgaben.

Braucht eine übersetzte Abschlussurkunde eine Apostille?

Manche Länder und Einrichtungen verlangen eine Apostille oder Legalisierung des Originals der Abschlussurkunde, andere nicht. Das ist ein von der Übersetzung getrennter Schritt. Prüfen Sie daher beide Anforderungen.

Meine Universität kann ein Transcript of Records auf Englisch ausstellen. Brauche ich trotzdem eine Übersetzung?

Oft nicht, aber lassen Sie es sich von jeder Universität bestätigen, bei der Sie sich bewerben, besonders wenn diese Unterlagen in ihrer eigenen Sprache verlangt.

Wer rechnet meine Noten um?

Falls eine Umrechnung nötig ist, übernimmt sie die Universität oder eine Stelle zur Bewertung ausländischer Bildungsabschlüsse. Eine Übersetzung gibt Ihre Originalnoten unverändert wieder.

Zusammenfassung

Prüfen Sie die Vorgaben jeder Universität und der Visastelle, bitten Sie zuerst Ihre Hochschule oder Schule um Unterlagen auf Englisch und lassen Sie dort, wo es verlangt wird, eine beglaubigte Übersetzung oder eine Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer anfertigen. Nutzen Sie die maschinelle Übersetzung, um Unterlagen auszuwählen, eine Begriffsliste vorzubereiten und die fertigen Übersetzungen zu prüfen. Den Unterschied zwischen diesen Übersetzungsarten erklärt der Artikel beglaubigte Übersetzung, Übersetzung durch vereidigte Übersetzer oder maschinelle Übersetzung.

Laden Sie Ihre Leistungsübersicht in DropTranslate hoch, um sie in Ihrer Sprache anzuzeigen und jede Note und jeden Kurs zu prüfen, bevor Sie eine beglaubigte Übersetzung bestellen.