Je bezpečné nahrávat dokumenty do online překladače? Co ověřit

Nahrávání dokumentů do online překladače je u běžných souborů přiměřeně bezpečné, pokud víte tři věci: jak dlouho služba váš soubor uchovává, kdo další text zpracovává (obvykle poskytovatel AI modelu) a zda se text smí použít k trénování AI modelů. U důvěrných dokumentů (smlouvy podléhající NDA, zdravotní záznamy, data klientů, nezveřejněné finanční výsledky) právě tyto odpovědi rozhodují o tom, zda je nástroj vůbec přijatelný. A někdy je odpověď „ne, pokud jde o bezplatnou verzi“.

Tento průvodce vysvětluje, co se s nahraným dokumentem děje, nabízí kontrolní seznam použitelný pro jakýkoli překladatelský nástroj a otevřeně popisuje, jak DropTranslate se soubory v současnosti nakládá.

Co se děje, když dokument nahrajete

U téměř každého online překladače dokumentů vypadá cesta souboru takto:

1. Nahrání. Soubor putuje na servery služby, obvykle přes šifrované spojení (hledejte https://).
2. Zpracování. Text se ze souboru extrahuje a po částech se odešle do překladového systému. Dnes jde obvykle o velký jazykový model AI, často provozovaný jinou firmou než web, který používáte.
3. Sestavení. Přeložený text se zapíše zpět do kopie vašeho souboru.
4. Uložení. Originál i překlad se nějakou dobu uchovávají, abyste si mohli výsledek stáhnout, a někdy mnohem déle.

Při každém kroku se váš text nachází mimo váš počítač. Riziko obvykle nespočívá v nějakém dramatickém hackerském útoku, ale v uchovávání a opakovaném využití: kopie zůstanou déle, než jste čekali, nebo se text použije ke zlepšení cizího AI modelu.

Kontrolní seznam: na co se ptát u každého překladatelského nástroje

Odpovědi hledejte v zásadách ochrany osobních údajů nástroje a na obrazovce pro nahrání. Pokud je nenajdete, je to také odpověď.

1. Jak dlouho se uchovává můj původní soubor?

Nejlepší odpověď zní „smaže se hned po dokončení překladu“. Pozor na vágní formulace typu „uchováváme po dobu nezbytně nutnou“.

2. Jak dlouho se uchovává přeložený soubor a můžete ho sami smazat?

Výsledek potřebujete nějakou dobu k dispozici, abyste si ho stáhli. Hledejte pevně stanovenou lhůtu a tlačítko pro smazání, které soubor odstraní okamžitě, nejen ze seznamu v historii.

3. Kdo text zpracovává?

Většina nástrojů posílá text poskytovateli AI. Zásady ochrany osobních údajů by měly poskytovatele uvést jménem, nebo alespoň říct, že text zpracovává třetí strana, a za jakých podmínek.

4. Může být můj text použit k trénování AI modelů?

Toto je nejdůležitější otázka u důvěrných materiálů. Někteří poskytovatelé slibují, že na vašich datech netrénují a neuchovávají je („zero data retention“, tedy nulové uchovávání dat); jiní, zejména u bezplatných nebo levných verzí, mohou odeslaný text používat ke zlepšování svých modelů. Dobrý nástroj srozumitelně a ještě před nahráním uvádí, co platí.

5. Zaznamenává se text dokumentu do logů?

Služby vedou logy kvůli opravě chyb a měření využití. V ideálním případě obsahují jen technické údaje (velikost souboru, jazykový pár, časy), nikdy text vašeho dokumentu.

6. Kde se data zpracovávají?

Pokud pracujete podle GDPR nebo klientské smlouvy s pravidly o umístění dat, ověřte, v jakých zemích služba a její poskytovatelé působí.

7. Vyžaduje služba účet a co si o mně uchovává?

Anonymní používání může znamenat méně uložených osobních údajů, ale také žádnou možnost soubor později smazat. U účtu s viditelnou historií snáze zjistíte, co je uloženo, a můžete to odstranit.

Kdy dokument ponechat offline

Ani při dobrých odpovědích by některé dokumenty neměly bez povolení putovat do žádného online nástroje:

• Cokoli, na co se vztahuje NDA nebo dohoda o mlčenlivosti s klientem
• Zdravotní záznamy a jiné citlivé osobní údaje o někom jiném
• Spisy právních případů, pokud nástroj neschválila vaše firma
• Obchodní tajemství, nezveřejněné finanční výsledky nebo dokumenty k fúzím
• Hesla, klíče nebo jiné přihlašovací údaje (odstraňte je dříve, než cokoli budete překládat)

U takových dokumentů se zeptejte své firmy nebo klienta, jaké nástroje jsou schválené, použijte offline nebo podnikový překladatelský nástroj se smlouvou, která upravuje nakládání s daty, nebo před překladem citlivé části odstraňte. K rychlému porozumění dokumentu často stačí odstranit jména a čísla, která překládat nepotřebujete (začernění).

Jak DropTranslate nakládá s vašimi soubory

Chceme, abyste to věděli před nahráním, a ne až později:

• Nahrané soubory se smažou hned po dokončení překladu. Uchovává se jen přeložený soubor.
• Přeložené soubory se uchovávají 7 dní, pokud jste přihlášeni (můžete si je znovu stáhnout z Historie) a 24 hodin, pokud nejste. Poté se automaticky smažou. Historie uchovává jen název souboru, jazykový pár, počet stránek a datum.
• Smazat nyní odstraní vaše soubory okamžitě.
• Soubory jsou na našich serverech šifrovány i při uložení.
• Text dokumentů se nedostává do našich logů ani analytických nástrojů.
• AI model a trénování. Překlady se aktuálně zpracovávají v rámci úrovně „contributor“ modelu AI (Muse Spark). Na této úrovni může být text odeslaný modelu použit k trénování modelů společnosti Meta a nejde o režim bez uchovávání dat (zero-retention). Proto se na obrazovce pro nahrání uvádí: nenahrávejte důvěrné dokumenty ve verzi zdarma.

Úplné podrobnosti najdete na naší stránce o ochraně soukromí. Pokud přidáme poskytovatele s přísnějšími podmínkami pro data u důvěrných dokumentů, uvedeme to tam i na obrazovce pro nahrání; do té doby považujte verzi zdarma za nevhodnou pro důvěrné materiály.

Rychlý bezpečnostní postup před každým nahráním

1. Zeptejte se: vadilo by, kdyby se tento text nějakou dobu ukládal nebo sloužil k trénování AI modelu? Pokud ano, nenahrávejte ho do nástroje zdarma.
2. Odstraňte, co překládat nepotřebujete: čísla účtů, čísla dokladů totožnosti, podpisy.
3. Zkontrolujte u nástroje dobu uchovávání a zásady trénování.
4. Výsledek si rychle stáhněte a pak ho ze služby smažte.
5. Přeložený soubor uložte na místo, které máte pod kontrolou.

Často kladené otázky

Je Google Translate nebo DeepL bezpečný pro důvěrné dokumenty?

To závisí na konkrétním produktu a tarifu, které používáte, a jejich podmínky se mění. Přečtěte si aktuální podmínky ochrany soukromí pro daný tarif podle kontrolního seznamu výše a ověřte, zda ho schválila vaše firma.

Může překladatelský nástroj můj dokument vidět?

Software ho zpracovává a poskytovatel AI dostává text. Zda k němu má přístup nějaký člověk, závisí na zásadách a zabezpečení služby. U jakéhokoli online nástroje je nejbezpečnější předpokládat, že do něj nemáte nahrávat nic, co by vám vadilo mít uložené.

Je bezpečné nahrávat k překladu pas nebo občanský průkaz?

Doklady totožnosti jsou pro podvodníky lákavé. Nahrávejte je jen do služby, jejíž uchovávání a mazání jste ověřili, poté je smažte a zvažte, zda skutečně potřebujete překlad celého dokumentu.

Odstraní smazání souboru data i u poskytovatele AI?

Nemusí. Smazáním souboru na webu překladače odstraníte kopie, které tento web ukládá. Zda poskytovatel AI text uchovává, závisí na jeho vlastních podmínkách, a proto je důležitá otázka 4.

Shrnutí

U běžných dokumentů je online překladač rozumná volba, jakmile si ověříte, jak dlouho se soubory uchovávají a zda lze text použít k trénování AI. U důvěrných dokumentů tyto odpovědi obvykle vylučují verze zdarma. Pokud vás dál zajímá kvalita, přečtěte si je strojový překlad dost dobrý?.

Zjistěte přesně, jak DropTranslate nakládá s vašimi soubory, než cokoli nahrajete.