Czy przesyłanie dokumentów do tłumacza online jest bezpieczne? Co sprawdzić

Wgranie dokumentu do tłumacza online jest w miarę bezpieczne w przypadku zwykłych plików, pod warunkiem że wiesz o trzech rzeczach: jak długo usługa przechowuje twój plik, kto jeszcze przetwarza tekst (zwykle dostawca modelu AI) i czy ten tekst może być używany do trenowania modeli AI. W przypadku poufnych dokumentów (umowy objęte NDA, dokumentacja medyczna, dane klientów, niepublikowane dane finansowe) te odpowiedzi przesądzają o tym, czy narzędzie w ogóle wchodzi w grę, a czasem odpowiedź brzmi: „nie w darmowym planie”.

Ten poradnik wyjaśnia, co dzieje się z wgranym dokumentem, podaje listę kontrolną, która sprawdzi się przy każdym narzędziu do tłumaczenia, i wprost mówi, jak DropTranslate obchodzi się dziś z plikami.

Co się dzieje, gdy wgrywasz dokument

W przypadku niemal każdego internetowego tłumacza dokumentów wygląda to tak:

1. Wgranie. Twój plik trafia na serwery usługi, zwykle przez szyfrowane połączenie (szukaj https://).
2. Przetwarzanie. Tekst jest wyodrębniany z pliku i wysyłany we fragmentach do silnika tłumaczeniowego. Dziś jest to zwykle duży model językowy AI, często obsługiwany przez inną firmę niż strona, z której korzystasz.
3. Odtworzenie. Przetłumaczony tekst jest umieszczany z powrotem w kopii twojego pliku.
4. Przechowywanie. Oryginał i tłumaczenie są przechowywane przez jakiś czas, żeby można było pobrać wynik, a czasem znacznie dłużej.

Na każdym z tych etapów twój tekst znajduje się poza twoim komputerem. Zagrożeniem zwykle nie jest spektakularny atak hakerski, tylko przechowywanie i ponowne wykorzystanie: kopie trzymane dłużej, niż zakładasz, albo tekst użyty do ulepszania czyjegoś modelu AI.

Lista kontrolna: jakie pytania zadać przed użyciem narzędzia do tłumaczenia

Odpowiedzi szukaj w polityce prywatności narzędzia i na ekranie wgrywania pliku. Jeśli nie możesz ich znaleźć, to też jest odpowiedź.

1. Jak długo przechowywany jest mój oryginalny plik?

Najlepsza odpowiedź to „usuwany zaraz po zakończeniu tłumaczenia”. Uważaj na niejasne sformułowania, takie jak „przechowywany tak długo, jak to konieczne”.

2. Jak długo przechowywany jest przetłumaczony plik i czy mogę go sam usunąć?

Przetłumaczony plik musi być dostępny przez pewien czas, żebyś mógł go pobrać. Szukaj jasno określonego okresu przechowywania oraz przycisku usuwania, który natychmiast usuwa plik, a nie tylko pozycję z listy historii.

3. Kto przetwarza tekst?

Większość narzędzi wysyła tekst do dostawcy AI. Polityka prywatności powinna podawać nazwę dostawcy albo przynajmniej informować, że tekst jest przetwarzany przez podmiot zewnętrzny, oraz wyjaśniać, na jakich zasadach się to odbywa.

4. Czy mój tekst może być używany do trenowania modeli AI?

To najważniejsze pytanie w przypadku materiałów poufnych. Niektórzy dostawcy obiecują nie trenować modeli na twoich danych i ich nie przechowywać („zero data retention”); inni, zwłaszcza w darmowych lub tanich planach, mogą wykorzystywać przesłany tekst do ulepszania swoich modeli. Dobre narzędzie prostymi słowami wyjaśnia, który wariant ma zastosowanie, zanim wgrasz plik.

5. Czy tekst dokumentu jest zapisywany w logach?

Usługi prowadzą logi, żeby usuwać błędy i analizować sposób korzystania z usługi. Najlepiej, jeśli zawierają one wyłącznie dane techniczne (rozmiar pliku, parę językową, czas przetwarzania), a nigdy treść twojego dokumentu.

6. Gdzie dane są przetwarzane?

Jeśli w swojej pracy musisz przestrzegać RODO albo umowy z klientem określającej lokalizację danych, sprawdź, w jakich krajach usługa i jej dostawcy przetwarzają dane.

7. Czy usługa wymaga konta i jakie dane o mnie przechowuje?

Korzystanie bez konta może oznaczać, że przechowywanych jest mniej danych osobowych, ale może też uniemożliwiać późniejsze usunięcie pliku. Konto z widoczną historią ułatwia sprawdzenie, co jest przechowywane, oraz usunięcie tych danych.

Kiedy nie przesyłać dokumentu online

Nawet przy dobrych odpowiedziach niektórych dokumentów nie powinno się wgrywać do żadnego narzędzia online bez zgody:

• Wszystko, co jest objęte NDA lub umową o zachowaniu poufności zawartą z klientem
• Dokumentacja medyczna i inne wrażliwe dane osobowe dotyczące innej osoby
• Akta spraw, chyba że twoja kancelaria zatwierdziła to narzędzie
• Tajemnice przedsiębiorstwa, niepublikowane wyniki finansowe lub dokumenty dotyczące fuzji
• Hasła, klucze i inne dane uwierzytelniające (usuń je przed tłumaczeniem czegokolwiek)

W takich przypadkach zapytaj w firmie lub u klienta, jakie narzędzia są zatwierdzone, użyj narzędzia działającego offline albo firmowego narzędzia do tłumaczenia objętego umową regulującą przetwarzanie danych. Możesz też usunąć wrażliwe fragmenty przed tłumaczeniem. Usunięcie nazw i numerów, których nie trzeba tłumaczyć (anonimizacja), często wystarcza, by szybko zrozumieć dokument.

Jak DropTranslate traktuje twoje pliki

Wolimy, żeby ta informacja była dla ciebie jasna przed wgraniem pliku, a nie żeby wyszła na jaw później:

• Wgrane pliki są usuwane zaraz po zakończeniu zadania tłumaczenia. Zachowywany jest tylko przetłumaczony plik.
• Przetłumaczone pliki są przechowywane przez 7 dni, jeśli korzystasz z usługi po zalogowaniu (aby móc pobrać je ponownie w sekcji Historia) oraz przez 24 godziny, jeśli korzystasz z niej bez logowania. Potem są usuwane automatycznie. W sekcji Historia pozostają tylko nazwa pliku, para językowa, liczba stron i data.
• Usuń teraz natychmiast usuwa twoje pliki.
• Pliki są szyfrowane w stanie spoczynku, gdy znajdują się na naszych serwerach.
• Żaden tekst dokumentu nie trafia do naszych logów ani narzędzi analitycznych.
• Model AI i trenowanie. Tłumaczenia wykonuje obecnie model AI Muse Spark w planie „contributor”. W tym planie tekst wysyłany do modelu może być wykorzystywany do trenowania modeli Meta, a dane nie są objęte zasadą „zero data retention” (zerowego przechowywania danych). Dlatego na ekranie wgrywania pliku jest napisane: nie wgrywaj poufnych dokumentów w darmowym planie.

Pełne szczegóły znajdziesz na naszej stronie prywatności. Jeśli dodamy dostawcę oferującego bardziej rygorystyczne warunki przetwarzania poufnych dokumentów, poinformujemy o tym na stronie prywatności i na ekranie wgrywania pliku. Do tego czasu traktuj darmowy plan jako nieodpowiedni dla materiałów poufnych.

Krótka lista zasad bezpieczeństwa przed przesłaniem pliku

1. Zastanów się: czy przechowywanie tego tekstu przez pewien czas albo wykorzystanie go do trenowania modelu AI byłoby problemem? Jeśli tak, nie wgrywaj go do darmowego narzędzia.
2. Usuń to, czego nie trzeba tłumaczyć: numery kont, numery dokumentów tożsamości, podpisy.
3. Sprawdź okres przechowywania oraz zasady wykorzystywania danych do trenowania modeli.
4. Pobierz wynik od razu, a potem usuń go z usługi.
5. Przechowuj przetłumaczony plik w miejscu, które kontrolujesz.

Najczęściej zadawane pytania

Czy Google Translate lub DeepL są bezpieczne w przypadku poufnych dokumentów?

To zależy od konkretnego produktu i planu, z którego korzystasz, a ich warunki się zmieniają. Przeczytaj aktualne zasady ochrony prywatności obowiązujące w tym planie, korzystając z listy kontrolnej powyżej, i sprawdź, czy twoja firma go zatwierdziła.

Czy narzędzie do tłumaczenia widzi mój dokument?

Przetwarza go oprogramowanie, a tekst otrzymuje dostawca AI. To, czy dostęp do niego może mieć jakaś osoba, zależy od zasad i zabezpieczeń usługi. W przypadku każdego narzędzia online najbezpieczniej jest nie wgrywać niczego, czego przechowywanie mogłoby ci zaszkodzić.

Czy bezpiecznie wgrywać paszport lub dowód tożsamości do tłumaczenia?

Dokumenty tożsamości są łakomym kąskiem dla oszustów. Wgrywaj je dopiero po sprawdzeniu zasad przechowywania i usuwania plików przez daną usługę. Potem usuń plik i zastanów się, czy rzeczywiście potrzebujesz tłumaczenia całego dokumentu.

Czy usunięcie pliku usuwa go także u dostawcy AI?

Niekoniecznie. Usunięcie pliku ze strony tłumaczeniowej usuwa kopie, które ta strona przechowuje. To, czy dostawca AI przechowuje tekst, zależy od jego własnych warunków, dlatego pytanie 4 ma znaczenie.

Podsumowanie

W przypadku zwykłych dokumentów tłumacz online jest rozsądnym wyborem, gdy sprawdzisz, jak długo pliki są przechowywane i czy tekst może być używany do trenowania AI. W przypadku poufnych dokumentów te odpowiedzi zwykle wykluczają darmowe plany. Jeśli martwisz się także o jakość, przeczytaj: czy tłumaczenie maszynowe jest wystarczająco dobre?.

Zobacz dokładnie, jak DropTranslate obchodzi się z twoimi plikami, zanim wgrasz plik.