È sicuro caricare documenti su un traduttore online? Cosa controllare

Caricare un documento su un traduttore online è ragionevolmente sicuro per i file di uso quotidiano, a patto di sapere tre cose: per quanto tempo il servizio conserva il tuo file, chi altro tratta il testo (di solito il fornitore di un modello di IA) e se quel testo può essere usato per addestrare modelli di IA. Per i documenti riservati (contratti coperti da NDA, cartelle cliniche, dati dei clienti, dati finanziari non ancora pubblicati), queste risposte determinano se uno strumento sia utilizzabile o meno e, a volte, la risposta è «non con un piano gratuito».

Questa guida spiega cosa succede a un documento caricato, propone una lista di controllo valida per qualsiasi strumento di traduzione e indica chiaramente come DropTranslate gestisce oggi i file.

Cosa succede quando carichi un documento

Per quasi tutti i traduttori di documenti online, il processo è questo:

1. Caricamento. Il file viene trasmesso ai server del servizio, di solito tramite una connessione cifrata (cerca https://).
2. Elaborazione. Il testo viene estratto dal file, suddiviso in parti e inviato a un motore di traduzione. Oggi si tratta di solito di un grande modello linguistico di IA, spesso gestito da un'azienda diversa da quella del sito che stai usando.
3. Ricostruzione. Il testo tradotto viene reinserito in una copia del file.
4. Conservazione. L'originale e la traduzione vengono conservati per un po', così puoi scaricare il risultato, e a volte molto più a lungo.

In ogni passaggio, il testo si trova al di fuori del tuo computer. Di solito il rischio non è un clamoroso attacco informatico, ma la conservazione e il riutilizzo: copie conservate più a lungo del previsto o testo usato per migliorare un modello di IA di terzi.

La lista di controllo: le domande da porre su qualsiasi strumento di traduzione

Cerca le risposte nell'informativa sulla privacy dello strumento e nella schermata di caricamento. Se non le trovi, anche questa è una risposta.

1. Per quanto tempo viene conservato il mio file originale?

La risposta migliore è «eliminato appena la traduzione è pronta». Diffida delle formule vaghe come «conservato per il tempo necessario».

2. Per quanto tempo viene conservato il file tradotto e posso eliminarlo io?

Il risultato deve restare disponibile per il tempo necessario a scaricarlo. Cerca un periodo preciso e un pulsante di eliminazione che rimuova subito il file, non soltanto dall'elenco della cronologia.

3. Chi elabora il testo?

La maggior parte degli strumenti invia il testo a un fornitore di IA. L'informativa sulla privacy dovrebbe nominare il fornitore, o almeno dire che un terzo elabora il testo e a quali condizioni.

4. Il mio testo può essere usato per addestrare modelli di IA?

È la domanda più importante per il materiale riservato. Alcuni fornitori promettono di non addestrare i modelli con i tuoi dati e di non conservarli («zero data retention», cioè nessuna conservazione dei dati). Altri, soprattutto nei piani gratuiti o a basso costo, possono usare il testo inviato per migliorare i propri modelli. Un buon strumento spiega chiaramente quale situazione si applica prima che tu carichi il file.

5. Il testo dei documenti viene registrato nei log?

I servizi conservano dei log per correggere gli errori e misurare l'utilizzo. L'ideale è che contengano solo dettagli tecnici (dimensione del file, coppia di lingue, tempi), mai il testo del tuo documento.

6. Dove vengono elaborati i dati?

Se il tuo lavoro è soggetto al GDPR o a un contratto con un cliente che prevede regole sull'ubicazione dei dati, controlla in quali paesi operano il servizio e i suoi fornitori.

7. Il servizio richiede un account e cosa conserva su di me?

L'uso anonimo può significare meno dati personali archiviati, ma anche nessun modo di eliminare un file in seguito. Un account con una cronologia visibile rende più facile vedere cosa è archiviato e rimuoverlo.

Quando tenere un documento offline

Anche con buone risposte, alcuni documenti non dovrebbero finire in nessuno strumento online senza autorizzazione:

• Qualsiasi documento coperto da un NDA o da un accordo di riservatezza con un cliente
• Cartelle cliniche e altri dati personali sensibili che riguardano altre persone
• Fascicoli relativi a cause legali, a meno che il tuo studio non abbia approvato lo strumento
• Segreti commerciali, risultati finanziari non ancora pubblicati o documenti relativi a fusioni
• Password, chiavi o altre credenziali (rimuovile prima di tradurre qualsiasi cosa)

In questi casi, chiedi alla tua azienda o al cliente quali strumenti sono approvati, usa uno strumento di traduzione offline o una soluzione aziendale con un contratto che disciplini la gestione dei dati, oppure rimuovi le parti sensibili prima di tradurre. Eliminare nomi e numeri che non devi tradurre (oscuramento) spesso basta per comprendere rapidamente un documento.

Come DropTranslate gestisce i tuoi file

Preferiamo che tu lo sappia prima di caricare un file, anziché scoprirlo in seguito:

• I file caricati vengono eliminati appena il lavoro di traduzione termina. Viene conservato solo il file tradotto.
• I file tradotti vengono conservati per 7 giorni se hai effettuato l'accesso (così puoi riscaricarli da Cronologia) e per 24 ore se non l'hai fatto. Poi vengono eliminati automaticamente. Cronologia conserva solo nome del file, coppia di lingue, numero di pagine e data.
• Elimina ora rimuove subito i tuoi file.
• I file sono cifrati quando sono archiviati sui nostri server.
• Nessun testo dei documenti finisce nei nostri log o nei nostri strumenti di analisi.
• Il modello di IA e l'addestramento. Al momento le traduzioni vengono eseguite sul livello «contributor» di un modello di IA (Muse Spark). Su questo livello, il testo inviato al modello può essere usato per addestrare i modelli di Meta e il livello non è «zero-retention» (senza conservazione dei dati). Per questo la schermata di caricamento dice: non caricare documenti riservati con il piano gratuito.

Trovi tutti i dettagli nella nostra pagina sulla privacy. Se aggiungeremo un fornitore con condizioni più rigorose per il trattamento dei dati dei documenti riservati, lo indicheremo lì e nella schermata di caricamento. Fino ad allora, considera il piano gratuito non adatto al materiale riservato.

Una rapida procedura di sicurezza per ogni caricamento

1. Chiediti: sarebbe un problema se questo testo fosse archiviato per un po' o usato per addestrare un modello di IA? Se sì, non caricarlo su uno strumento gratuito.
2. Rimuovi ciò che non devi tradurre: numeri di conto, numeri identificativi e firme.
3. Controlla il periodo di conservazione dello strumento e le regole sull'uso dei dati per l'addestramento.
4. Scarica subito il risultato, poi eliminalo dal servizio.
5. Conserva il file tradotto in uno spazio sotto il tuo controllo.

Domande frequenti

Google Translate o DeepL sono sicuri per i documenti riservati?

Dipende dal prodotto e dal piano specifici che usi, e le condizioni possono cambiare. Leggi le condizioni sulla privacy in vigore per quel piano, usando la lista di controllo qui sopra, e verifica se la tua azienda lo ha approvato.

Uno strumento di traduzione può vedere il mio documento?

Il software lo elabora e il fornitore di IA riceve il testo. La possibilità che una persona vi acceda dipende dalle politiche e dalle misure di sicurezza del servizio. Con qualsiasi strumento online, la scelta più prudente è non caricare nulla che non potresti permetterti venisse conservato.

È sicuro caricare il passaporto o la carta d'identità per tradurli?

I documenti d'identità sono appetibili per i truffatori. Caricali solo su un servizio di cui hai verificato le regole di conservazione ed eliminazione, eliminali subito dopo e valuta se ti serve davvero la traduzione dell'intero documento.

Eliminare il file lo rimuove anche dal fornitore di IA?

Non necessariamente. Eliminare un file dal sito di traduzione rimuove le copie archiviate da quel sito. L'eventuale conservazione del testo da parte del fornitore di IA dipende dalle condizioni del fornitore stesso: ecco perché la domanda 4 è importante.

In sintesi

Per i documenti di tutti i giorni, un traduttore online è una scelta ragionevole dopo aver verificato per quanto tempo vengono conservati i file e se il testo può essere usato per l'addestramento dell'IA. Per i documenti riservati, di solito queste risposte escludono i piani gratuiti. Se la tua prossima preoccupazione è la qualità, leggi la traduzione automatica è abbastanza buona?.

Scopri esattamente come DropTranslate gestisce i tuoi file prima di caricarli.