Traduire vos relevés de notes et diplômes pour étudier à l’étranger : guide pratique

Si une université, un organisme d’évaluation des diplômes ou un service des visas vous demande vos relevés de notes et vos diplômes dans une autre langue, attendez-vous à ce qu’il exige une traduction certifiée ou assermentée réalisée par un traducteur humain, et suivez ses instructions à la lettre. Chaque établissement fixe ses propres règles : certains acceptent les traductions délivrées par votre université d’origine, d’autres uniquement celles d’un traducteur certifié ou assermenté, d’autres encore veulent que les documents leur soient envoyés directement par l’établissement. Une traduction automatique ne remplace pas cela, mais c’est un moyen rapide de vérifier vos documents et de vous préparer.

Cette liste de vérification détaille ce qu’il faut vérifier, l’ordre des démarches et les moments où une traduction automatique fait gagner du temps.

Ces informations sont d’ordre général. Les exigences varient selon le pays, l’université et le programme, et elles évoluent. Le service des admissions ou l’organisme d’évaluation auquel vous soumettez votre dossier a le dernier mot.

Étape 1 : lisez les consignes de chaque établissement visé

Les pages d’admission et les portails de candidature indiquent généralement, quelque part dans la section « candidats internationaux » ou « documents requis » :

• Les documents demandés : certificat de fin d’études secondaires, diplôme de licence, relevé de notes complet, supplément au diplôme, descriptifs de cours, résultats de tests de langue.
• S’ils acceptent les documents dans votre langue ou s’ils exigent une traduction (souvent en anglais ou dans la langue locale).
• Le type de traduction : « certifiée », « assermentée », « officielle », « par un traducteur accrédité » ou « délivrée par votre établissement ».
• Le mode d’envoi : téléversement, courrier postal, envoi direct par votre établissement ou passage par un service d’évaluation des diplômes.
• Si les copies doivent être certifiées (une copie certifiée conforme est une copie confirmée comme fidèle à l’original ; ce n’est pas la même chose qu’une traduction certifiée).

Faites un petit tableau : une ligne par université, une colonne pour chacun de ces points. Les exigences diffèrent souvent d’une université à l’autre, même dans un même pays.

Étape 2 : demandez d’abord à votre établissement d’origine

Beaucoup d’universités et d’écoles peuvent délivrer des documents en anglais ou dans une autre langue courante, ou un supplément au diplôme bilingue. Si la vôtre le peut, c’est souvent moins cher et plus largement accepté qu’une traduction. Posez la question au service de la scolarité ou au service des étudiants :

• Pouvez-vous délivrer mon relevé de notes ou mon diplôme en anglais (ou dans la langue cible) ?
• Avez-vous un document standard de descriptifs de cours en anglais ?
• Pouvez-vous envoyer les documents directement aux universités où je candidate, si elles l’exigent ?

Étape 3 : si vous avez besoin d’une traduction, choisissez le type demandé

Si l’établissement exige une traduction certifiée ou assermentée, faites appel à un traducteur habilité à réaliser ce type de traduction. Quelques points utiles à connaître :

• Attestation du traducteur. De nombreux organismes attendent une attestation signée du traducteur indiquant que la traduction est complète et fidèle. À titre d’exemple officiel, les consignes du gouvernement britannique sur la certification d’une traduction indiquent que le traducteur doit confirmer par écrit, sur la traduction, qu’il s’agit d’une « true and accurate translation of the original document » (traduction fidèle et exacte du document original), avec la date, son nom complet et ses coordonnées.
• Traducteurs assermentés. Dans de nombreux pays (une grande partie de l’Europe continentale et de l’Amérique latine, par exemple), seuls les traducteurs désignés par un tribunal ou un ministère peuvent produire des traductions à usage officiel, et un établissement peut n’accepter que les traducteurs inscrits dans un pays précis.
• Documents complets. Faites traduire tout ce qui figure sur le document, y compris les tampons, les cachets, le barème de notation et les remarques, sauf indication contraire.
• Les notes ne sont pas converties. Un traducteur traduit vos notes ; il ne les convertit pas dans le système d’un autre pays. Si une conversion est nécessaire, c’est l’université ou un service d’évaluation des diplômes qui la réalise.

Étape 4 : pour un visa étudiant, consultez aussi cette liste

Les services des visas ont leurs propres règles sur les documents, distinctes de celles de l’université. Par exemple, le guide du gouvernement britannique sur la demande pour venir au Royaume-Uni indique que vous devrez fournir des traductions certifiées de tous les documents qui ne sont pas rédigés en anglais ou en gallois. Lisez aussi la liste de contrôle du visa pour votre destination, et consultez traduire des documents pour une demande de visa ou d’immigration.

Là où la traduction automatique aide

Vous aurez quand même besoin d’un traducteur humain pour les documents que vous déposez. La traduction automatique aide pour tout ce qui entoure cette étape :

• Repérer les documents pertinents. Traduisez la liste des cours de votre relevé de notes pour voir quels modules correspondent aux prérequis d’un programme avant de payer des traductions.
• Préparer une liste de termes pour le traducteur. Le nom officiel de votre établissement, l’intitulé de votre diplôme et les noms des principaux cours ont souvent une version anglaise établie. Rassemblez-les pour que le traducteur les emploie de façon cohérente.
• Vérifier la traduction certifiée. Comparez les noms, dates de naissance, notes, crédits et dates avec l’original. Un chiffre erroné dans une note ou un nom mal orthographié passe facilement inaperçu.
• Lire les descriptifs de cours. Certains programmes demandent des syllabus ou des descriptifs de cours ; une traduction automatique vous aide à choisir lesquels envoyer, et peut servir de brouillon si l’établissement accepte des descriptifs de cours non certifiés (demandez d’abord).

DropTranslate conserve la mise en page d’un PDF ou d’un document Word : un relevé de notes traduit conserve donc son tableau de cours et de notes, ce qui facilite la vérification ligne par ligne. Ce n’est pas une traduction certifiée ni assermentée, et nous ne la présentons jamais comme telle.

Conseils sur les délais et les coûts

• Commencez tôt. Les traducteurs qui réalisent des traductions certifiées ou assermentées peuvent avoir besoin de plusieurs jours ouvrés, et l’envoi des originaux par courrier ou l’obtention de copies certifiées prend plus de temps.
• Commandez une seule fois pour toutes vos candidatures. Demandez au traducteur plusieurs originaux signés ou un format accepté par chaque établissement de votre liste.
• Gardez des noms identiques à ceux de votre passeport sur tous les documents et toutes les traductions.
• Conservez des scans de chaque document traduit ; vous en aurez probablement encore besoin pour un visa, une bourse ou un emploi plus tard.

Foire aux questions

Puis-je traduire moi-même mon relevé de notes pour une candidature universitaire ?

En général non, si l’université demande une traduction certifiée ou officielle. Certaines acceptent les traductions faites par vos soins pour des documents non essentiels, comme les descriptifs de cours. Vérifiez les consignes.

Un diplôme traduit a-t-il besoin d’une apostille ?

Certains pays et établissements demandent une apostille ou une légalisation du diplôme original ; d’autres non. C’est une étape distincte de la traduction : vérifiez donc les deux exigences.

Mon université peut délivrer un relevé de notes en anglais. Ai-je quand même besoin d’une traduction ?

Souvent non, mais vérifiez auprès de chaque université où vous candidatez, surtout si elle demande les documents dans sa propre langue.

Qui convertit mes notes ?

L’université ou un service d’évaluation des diplômes, si c’est nécessaire. Une traduction conserve vos notes d’origine telles quelles.

En résumé

Vérifiez les consignes de chaque université et du service des visas, demandez d’abord à votre établissement d’origine des documents en anglais, et faites appel à un traducteur certifié ou assermenté lorsque c’est exigé. Servez-vous de la traduction automatique pour choisir les documents, préparer une liste de termes et vérifier les traductions finales. Pour comprendre la différence entre les types de traduction, lisez traduction certifiée, assermentée ou automatique.

Déposez votre relevé de notes dans DropTranslate pour le lire dans votre langue et vérifier chaque note et chaque cours avant de commander une traduction certifiée.