Traducteur en ligne : pouvez-vous y envoyer vos documents en toute sécurité ?

Envoyer un document à un traducteur en ligne est raisonnablement sûr pour les fichiers du quotidien, à condition de savoir trois choses : combien de temps le service conserve votre fichier, qui d'autre traite le texte (généralement un fournisseur de modèles d'IA) et si ce texte peut servir à entraîner des modèles d'IA. Pour les documents confidentiels (contrats soumis à un NDA, dossiers médicaux, données clients, résultats financiers non publiés), ces réponses déterminent si un outil est acceptable ou non. Parfois, la réponse est : « pas dans le cadre d'une offre gratuite ».

Ce guide explique ce qui arrive à un document envoyé, vous donne une liste de vérification valable pour n'importe quel outil de traduction, et vous dit clairement comment DropTranslate traite les fichiers aujourd'hui.

Que se passe-t-il quand vous envoyez un document

Avec presque tous les traducteurs de documents en ligne, le processus se déroule ainsi :

1. Envoi. Votre fichier est transmis aux serveurs du service, normalement via une connexion chiffrée (repérez https://).
2. Traitement. Le texte est extrait du fichier, puis envoyé par morceaux à un moteur de traduction. Aujourd'hui, il s'agit généralement d'un grand modèle de langage d'IA, souvent exploité par une autre entreprise que le site que vous utilisez.
3. Reconstitution. Le texte traduit est réécrit dans une copie de votre fichier.
4. Stockage. L'original et la traduction sont conservés pendant un certain temps, pour que vous puissiez télécharger le résultat, et parfois bien plus longtemps.

À chacune de ces étapes, votre texte se trouve en dehors de votre ordinateur. Le risque ne vient généralement pas d'un piratage spectaculaire, mais de la conservation et de la réutilisation : des copies gardées plus longtemps que prévu ou un texte utilisé pour améliorer le modèle d'IA d'un fournisseur.

La liste de vérification : les questions à poser à tout outil de traduction

Cherchez les réponses dans la politique de confidentialité de l'outil et sur l'écran d'envoi. Si vous ne les trouvez pas, c'est aussi une réponse.

1. Combien de temps mon fichier d'origine est-il conservé ?

La meilleure réponse est « supprimé dès que la traduction est terminée ». Méfiez-vous des formules vagues comme « conservé aussi longtemps que nécessaire ».

2. Combien de temps le fichier traduit est-il conservé et puis-je le supprimer moi-même ?

Vous devez pouvoir accéder au résultat le temps de le télécharger. Cherchez une durée fixe et un bouton de suppression qui efface immédiatement le fichier, sans se contenter de le retirer de votre liste d'historique.

3. Qui traite le texte ?

La plupart des outils envoient le texte à un fournisseur d'IA. La politique de confidentialité devrait nommer ce fournisseur, ou au moins indiquer qu'un tiers traite le texte et dans quelles conditions.

4. Mon texte peut-il servir à entraîner des modèles d'IA ?

C'est la question la plus importante pour les contenus confidentiels. Certains fournisseurs promettent de ne pas utiliser vos données pour entraîner leurs modèles et de ne pas les conserver (« zero data retention ») ; d'autres, surtout dans le cadre d'offres gratuites ou peu coûteuses, peuvent utiliser le texte envoyé pour améliorer leurs modèles. Un bon outil indique lequel de ces cas s'applique, en termes simples, avant l'envoi.

5. Le texte du document est-il enregistré dans des journaux ?

Les services conservent des journaux pour corriger les erreurs et mesurer l'utilisation. Idéalement, ces journaux ne contiennent que des informations techniques (taille du fichier, paire de langues, durées), jamais le texte de votre document.

6. Où les données sont-elles traitées ?

Si votre activité est soumise au RGPD ou à un contrat client comportant des règles de localisation des données, vérifiez dans quels pays le service et ses fournisseurs exercent leurs activités.

7. Le service exige-t-il un compte et quelles données me concernant conserve-t-il ?

Une utilisation anonyme peut limiter la quantité de données personnelles conservées, mais aussi vous empêcher de supprimer un fichier ultérieurement. Un compte doté d'un historique visible permet de vérifier plus facilement ce qui est conservé et de le supprimer.

Quand garder un document hors ligne

Même si les réponses sont satisfaisantes, certains documents ne devraient être envoyés à aucun outil en ligne sans autorisation :

• Tout ce qui est couvert par un NDA ou par un accord de confidentialité client
• Les dossiers médicaux et autres données personnelles sensibles concernant une autre personne
• Les dossiers juridiques, sauf si votre cabinet a approuvé l'outil
• Les secrets d'affaires, les résultats financiers non publiés ou les documents de fusion
• Les mots de passe, clés ou autres identifiants (supprimez-les avant de traduire quoi que ce soit)

Dans ces cas, demandez à votre entreprise ou à votre client quels outils sont approuvés, utilisez un outil de traduction hors ligne ou une solution pour entreprises assortie d'un contrat encadrant le traitement des données, ou supprimez les parties sensibles avant la traduction. Le retrait des noms et des données chiffrées qu'il n'est pas nécessaire de traduire (caviardage) suffit souvent pour comprendre rapidement un document.

Comment DropTranslate traite vos fichiers

Mieux vaut que vous le sachiez avant l'envoi que de le découvrir plus tard :

• Les fichiers envoyés sont supprimés dès que votre tâche de traduction est terminée. Seul le fichier traduit est conservé.
• Les fichiers traduits sont conservés 7 jours si vous êtes connecté à votre compte (pour pouvoir les télécharger de nouveau depuis Historique) et 24 heures dans le cas contraire. Ils sont ensuite supprimés automatiquement. Historique ne conserve que le nom du fichier, la paire de langues, le nombre de pages et la date.
• Supprimer maintenant efface vos fichiers immédiatement.
• Les fichiers sont chiffrés au repos tant qu'ils se trouvent sur nos serveurs.
• Aucun texte de document n'entre dans nos journaux ni dans nos outils d'analyse.
• Le modèle d'IA et l'entraînement. Les traductions sont actuellement effectuées avec l'offre « contributor » du modèle d'IA Muse Spark. Avec cette offre, le texte envoyé au modèle peut servir à entraîner les modèles de Meta, et aucune politique de « zero retention » ne s'applique. C'est pourquoi l'écran d'envoi indique : n'envoyez pas de documents confidentiels avec l'offre gratuite.

Tous les détails figurent sur notre page de confidentialité. Si nous ajoutons un fournisseur appliquant des conditions plus strictes en matière de traitement des données confidentielles, nous l'indiquerons à cet endroit et sur l'écran d'envoi ; d'ici là, considérez l'offre gratuite comme inadaptée aux contenus confidentiels.

Une routine de sécurité rapide pour tout envoi

1. Demandez-vous : serait-ce un problème si ce texte était stocké pendant un moment ou utilisé pour entraîner un modèle d'IA ? Si oui, ne l'envoyez pas à un outil gratuit.
2. Supprimez ce que vous n'avez pas besoin de faire traduire : numéros de compte, numéros de pièce d'identité, signatures.
3. Vérifiez la durée de conservation appliquée par l'outil et sa politique relative à l'entraînement des modèles.
4. Téléchargez rapidement le résultat, puis supprimez-le du service.
5. Conservez le fichier traduit dans un emplacement que vous contrôlez.

Questions fréquentes

Google Translate ou DeepL sont-ils sûrs pour des documents confidentiels ?

Cela dépend du produit et de l'offre que vous utilisez, et leurs conditions évoluent. Lisez les conditions de confidentialité en vigueur pour cette offre en vous aidant de la liste de vérification ci-dessus, puis vérifiez si votre entreprise l'a approuvée.

Un outil de traduction peut-il voir mon document ?

Le logiciel le traite, et le fournisseur d'IA reçoit le texte. La possibilité qu'une personne y accède dépend des politiques et des mesures de sécurité du service. Avec tout outil en ligne, la prudence commande de ne rien envoyer si vous ne pouvez pas accepter que ce contenu soit conservé.

Est-il sûr d'envoyer mon passeport ou ma pièce d'identité pour le traduire ?

Les pièces d'identité attirent les fraudeurs. Ne les envoyez qu'à un service dont vous avez vérifié les modalités de conservation et de suppression des fichiers, supprimez-les ensuite et demandez-vous si vous avez vraiment besoin de traduire l'intégralité du document.

La suppression du fichier entraîne-t-elle aussi sa suppression chez le fournisseur d'IA ?

Pas forcément. Supprimer un fichier du site de traduction efface les copies que ce site stocke. La conservation éventuelle du texte par le fournisseur d'IA dépend de ses propres conditions, d'où l'importance de la question 4.

Résumé

Pour les documents du quotidien, un traducteur en ligne est un choix raisonnable une fois que vous avez vérifié combien de temps les fichiers sont conservés et si le texte peut servir à entraîner une IA. Pour les documents confidentiels, ces réponses excluent généralement les offres gratuites. Si la qualité est votre prochaine inquiétude, lisez la traduction automatique est-elle assez bonne ?.

Découvrez exactement comment DropTranslate traite vos fichiers avant l'envoi.