Online Çeviri Aracına Belge Yüklemek Güvenli mi? Nelere Dikkat Etmelisiniz?

Bir belgeyi online bir çeviri aracına yüklemek, şu üç noktayı bildiğiniz sürece gündelik dosyalar açısından makul ölçüde güvenlidir: hizmetin dosyanızı ne kadar süre sakladığı, metni başka kimlerin işlediği (genellikle bir yapay zekâ modeli sağlayıcısı) ve metnin yapay zekâ modellerini eğitmek için kullanılıp kullanılamayacağı. Gizli belgeler söz konusu olduğunda (NDA kapsamındaki sözleşmeler, sağlık kayıtları, müşteri verileri, henüz yayımlanmamış mali tablolar) bu soruların yanıtları, bir aracın kullanıma uygun olup olmadığını belirler. Bazen yanıt, “ücretsiz pakette kullanılamaz” olur.

Bu rehber, yüklenen bir belgeye ne olduğunu açıklıyor, her çeviri aracı için kullanılabilecek bir kontrol listesi sunuyor ve DropTranslate'in dosyaları şu anda nasıl ele aldığını açıkça anlatıyor.

Belgeyi yüklediğinizde ne olur

Neredeyse tüm çevrimiçi belge çeviri araçlarında süreç şöyle ilerler:

1. Yükleme. Dosyanız hizmetin sunucularına aktarılır; bu işlem genellikle şifreli bir bağlantı üzerinden yapılır (https:// ifadesine bakın).
2. İşleme. Metin dosyadan ayıklanır ve parçalar hâlinde bir çeviri motoruna gönderilir. Bugün bu motor genellikle büyük bir yapay zekâ dil modelidir ve çoğu zaman kullandığınız web sitesinden başka bir şirket tarafından işletilir.
3. Yeniden oluşturma. Çevrilen metin, dosyanızın bir kopyasına geri yazılır.
4. Saklama. Sonucu indirebilmeniz için orijinal dosya ve çeviri bir süre saklanır; bazen çok daha uzun süre.

Bu adımların her birinde metniniz bilgisayarınızın dışında bulunur. Risk genellikle büyük çaplı bir siber saldırı değildir; asıl risk saklama ve yeniden kullanımdır: kopyaların beklediğinizden daha uzun süre tutulması veya metnin bir başkasının yapay zekâ modelini geliştirmek için kullanılması.

Kontrol listesi: Her çeviri aracına sorulacak sorular

Yanıtları aracın gizlilik politikasında ve yükleme ekranında arayın. Bulamıyorsanız, bu da bir yanıttır.

1. Orijinal dosyam ne kadar süre saklanıyor?

En iyi yanıt “çeviri biter bitmez silinir” ifadesidir. “Gerektiği sürece saklanır” gibi belirsiz ifadelere dikkat edin.

2. Çevrilen dosya ne kadar süre saklanıyor ve onu kendim silebilir miyim?

Sonucu indirmek için bir süre ona ihtiyacınız var. Belirli bir süre ve dosyayı yalnızca geçmiş listenizden değil, hemen kaldıran bir silme düğmesi arayın.

3. Metni kim işliyor?

Çoğu araç metni bir yapay zekâ sağlayıcısına gönderir. Gizlilik politikası sağlayıcının adını vermeli ya da en azından metnin üçüncü bir tarafça işlendiğini ve bunun hangi koşullarla yapıldığını belirtmelidir.

4. Metnim yapay zekâ modellerini eğitmek için kullanılabilir mi?

Gizli materyal için en önemli soru budur. Bazı sağlayıcılar verilerinizi model eğitiminde kullanmayacaklarını ve saklamayacaklarını taahhüt eder (“sıfır veri saklama”, yani zero data retention); diğer sağlayıcılar ise özellikle ücretsiz veya düşük maliyetli paketlerde gönderilen metni modellerini geliştirmek için kullanabilir. İyi bir araç, hangisinin geçerli olduğunu yüklemeden önce, sade bir dille söyler.

5. Belge metni günlüğe kaydediliyor mu?

Hizmetler hataları gidermek ve kullanımı ölçmek için günlük (log) tutar. İdeal olan, bu günlüklerin yalnızca teknik ayrıntıları (dosya boyutu, dil çifti, süreler) içermesi, belgenizin metnini asla içermemesidir.

6. Veriler nerede işleniyor?

GDPR kapsamında çalışıyorsanız veya müşteri sözleşmeniz verilerin nerede tutulacağına ilişkin kurallar içeriyorsa, hizmetin ve sağlayıcılarının hangi ülkelerde faaliyet gösterdiğini kontrol edin.

7. Hizmet hesap gerektiriyor mu ve hakkımda neleri saklıyor?

Anonim kullanım, daha az kişisel verinin saklanması anlamına gelebilir; ancak dosyayı sonradan silmenin yolu da olmayabilir. Geçmişi görünen bir hesap, nelerin saklandığını görmeyi ve silmeyi kolaylaştırır.

Belgeyi ne zaman çevrimdışı tutmalısınız

İyi yanıtlar alsanız bile bazı belgeler izin alınmadan hiçbir online araca yüklenmemelidir:

• NDA ya da müşteri gizlilik sözleşmesi kapsamındaki her şey
• Sağlık kayıtları ve bir başkasına ait diğer hassas kişisel veriler
• Hukuki dava dosyaları, büronuz aracı onaylamadıysa
• Ticari sırlar, henüz yayımlanmamış mali sonuçlar ya da birleşme belgeleri
• Parolalar, anahtarlar ya da diğer erişim bilgileri (herhangi bir şeyi çevirmeden önce bunları çıkarın)

Bu belgeler için şirketinize veya müşterinize hangi araçların onaylı olduğunu sorun, veri işlemeyi kapsayan bir sözleşmesi olan çevrimdışı ya da kurumsal bir çeviri aracı kullanın veya çeviriden önce hassas bölümleri çıkarın. Çevrilmesi gerekmeyen adları ve sayıları kaldırmak (karartma uygulamak), bir belgeyi hızlıca anlamak için çoğu zaman yeterlidir.

DropTranslate dosyalarınızı nasıl ele alıyor

Bunu sonradan keşfetmenizdense yüklemeden önce bilmenizi isteriz:

• Yüklenen dosyalar, çeviri işiniz biter bitmez silinir. Yalnızca çevrilen dosya saklanır.
• Çevrilen dosyalar, giriş yaptıysanız 7 gün saklanır (Geçmiş'ten yeniden indirebilmeniz için) giriş yapmadıysanız 24 saat saklanır. Ardından otomatik olarak silinir. Geçmiş yalnızca dosya adını, dil çiftini, sayfa sayısını ve tarihi tutar.
• Şimdi sil dosyalarınızı hemen kaldırır.
• Dosyalar, sunucularımızda dururken şifrelenmiş olarak saklanır.
• Hiçbir belge metni günlüklerimize veya analiz sistemlerimize girmez.
• Yapay zekâ modeli ve model eğitimi. Çeviriler şu anda Muse Spark adlı yapay zekâ modelinin “contributor” katmanı üzerinden gerçekleştirilir. Bu katmanda modele gönderilen metin Meta'nın modellerini eğitmek için kullanılabilir ve sıfır veri saklama politikası uygulanmaz. Bu nedenle yükleme ekranında şu uyarı yer alır: ücretsiz pakette gizli belge yüklemeyin.

Tüm ayrıntılar gizlilik sayfamızda yer alıyor. Gizli belgeler için daha sıkı veri koşullarına sahip bir sağlayıcı eklersek bunu hem orada hem de yükleme ekranında belirtiriz; o zamana kadar ücretsiz paketi gizli materyaller için uygun kabul etmeyin.

Her yükleme için hızlı bir güvenlik rutini

1. Kendinize sorun: Bu metnin bir süre saklanması ya da bir yapay zekâ modelini eğitmek için kullanılması sorun olur muydu? Yanıtınız evetse belgeyi ücretsiz bir araca yüklemeyin.
2. Çevrilmesine gerek olmayanları çıkarın: hesap numaraları, kimlik numaraları, imzalar.
3. Aracın saklama süresini ve eğitim politikasını kontrol edin.
4. Sonucu hemen indirin, ardından hizmetten silin.
5. Çevrilen dosyayı kontrol edebileceğiniz bir yerde saklayın.

Sık sorulan sorular

Google Translate veya DeepL gizli belgeler için güvenli mi?

Bu, kullandığınız ürüne ve pakete bağlıdır; koşulları da değişir. O pakete ait güncel gizlilik koşullarını yukarıdaki kontrol listesiyle okuyun ve şirketinizin onaylayıp onaylamadığına bakın.

Çeviri aracı belgemi görebilir mi?

Yazılım belgeyi işler ve yapay zekâ sağlayıcısı metni alır. Bir kişinin belgeye erişip erişemeyeceği, hizmetin politikalarına ve güvenlik önlemlerine bağlıdır. Her çevrimiçi araç için en güvenli yaklaşım, saklanmasını göze alamayacağınız hiçbir şeyi yüklememektir.

Çevirmek için pasaportumu veya kimliğimi yüklemek güvenli mi?

Kimlik belgeleri dolandırıcılar için cazip hedeflerdir. Bunları yalnızca saklama ve silme koşullarını kontrol ettiğiniz bir hizmete yükleyin, sonrasında silin ve belgenin tamamının çevirisine gerçekten ihtiyacınız olup olmadığını düşünün.

Dosyayı silmek, yapay zekâ sağlayıcısındaki kopyayı da kaldırır mı?

Her zaman değil. Dosyayı çeviri sitesinden silmek, o sitenin sakladığı kopyaları kaldırır. Yapay zekâ sağlayıcısının metni saklayıp saklamadığı ise kendi koşullarına bağlıdır; 4. sorunun önemi de buradan gelir.

Özet

Gündelik belgeler için, dosyaların ne kadar süre saklandığını ve metnin yapay zekâ eğitiminde kullanılıp kullanılamayacağını kontrol ettikten sonra çevrimiçi bir çeviri aracı makul bir seçenektir. Gizli belgelerde ise bu yanıtlar çoğu zaman ücretsiz paketlerin uygun olmadığını gösterir. Bir sonraki kaygınız kaliteyse makine çevirisi yeterince iyi mi? yazısını okuyun.

Yüklemeden önce DropTranslate'in dosyalarınızı tam olarak nasıl ele aldığını görün.