Belge Nasıl Çevrilir? Tüm Seçeneklerin Karşılaştırması

Bir belgenin tamamını çevirmek için gerçekçi dört seçeneğiniz var: Microsoft Word'e yerleşik Çevir özelliği, dosya yüklemeyi kabul eden tarayıcı tabanlı bir çeviri aracı, dosyayı aynı biçimde yeniden oluşturan bir yapay zekâ belge çeviricisi ya da bir insan çevirmen. Doğru seçim, dilden çok şu üç soruya bağlıdır: Dosyanın biçimi ne, düzen önemli mi ve sonucu kim okuyacak?

Bu rehberde her seçeneğin neyde iyi olduğunu, nerede yetersiz kaldığını ve hızlıca nasıl karar verebileceğinizi anlatıyoruz.

Önce dosyanız hakkında üç soruyu yanıtlayın

Bir araç seçmeden önce şunları bilmek işinizi kolaylaştırır:

1. Hangi biçimde? Word dosyası (DOCX), PDF, e-tablo (XLSX), slayt (PPTX), altyazı (SRT) ya da tarama/fotoğraf. Düzenlenebilir Office dosyaları en kolay çevrilenlerdir. Taramalar ise en zorudur; çünkü önce görüntüdeki metnin okunması gerekir.
2. Düzen önemli mi? İçeriği yalnızca anlamak istiyorsanız metni kopyalayıp yapıştırmak yeterlidir. Çevrilen dosyayı göndermeniz, yazdırmanız ya da sunmanız gerekiyorsa tabloların, başlıkların ve görsellerin yerlerinde kalmasını istersiniz.
3. Kim, ne için okuyacak? Bir mektubu kendiniz için okumak ile bir belgeyi vize ofisine, mahkemeye ya da üniversiteye vermek çok farklıdır. Birçok kurum yalnızca nitelikli bir insan çevirmenin yaptığı (bazen onaylı ya da yeminli) çeviriyi kabul eder. Durumunuz buysa, başka bir şey yapmadan önce aşağıdaki insan çevirisi bölümünü okuyun.

Seçenek 1: Microsoft Word'ün Çevir özelliği

Dosya zaten bir Word belgesiyse ve Office'in yakın tarihli bir sürümünü kullanıyorsanız Word, dosyanın tamamını sizin için çevirebilir. Microsoft'un destek sayfasına göre Word'de Review > Translate > Translate Document yolunu izleyip hedef dili seçersiniz. Word, orijinal belgeye dokunmadan çevrilmiş bir kopyayı ayrı bir pencerede açar.

Bilmeniz gerekenler:

• Microsoft, bunun için Microsoft 365 aboneliği ya da Office'in yakın tarihli, kalıcı lisanslı bir sürümü (sayfada Office 2021 ve sonrası belirtiliyor), internet bağlantısı ve Office'in "connected experiences" (bağlantılı deneyimler) özelliğinin açık olması gerektiğini söylüyor. Metniniz Microsoft'un çevrimiçi çeviri hizmetine gönderilir.
• Excel ve PowerPoint seçili metni çevirebilir, ancak dosyanın tamamını çevirmek Word'e özgü bir özelliktir. Excel'de hücreleri tek tek çevirip sonucu kopyalayıp yapıştırırsınız.
• Word dosyalarında çalışır. Bir PDF için önce Word'e dönüştürmeniz gerekir; bu da çeviri başlamadan düzeni bozabilir.

Uygun olduğu durumlar: Zaten Microsoft 365 için ödeme yapıyorsanız Word belgeleri.

Seçenek 2: Belge yüklemeyi destekleyen tarayıcı tabanlı çeviri aracı

Bazı genel amaçlı çeviri araçları dosyanın tamamını kabul eder. En bilinen örnek Google Translate'tir. Yardım sayfasına göre .docx, .pdf, .pptx ve .xlsx dosyalarını en fazla 10 MB boyutunda yükleyebilirsiniz; PDF'lerde sınır 300 sayfadır. Belgeler sekmesine (Documents) tıklar, dilleri seçer, dosyayı yükler ve çeviriyi indirirsiniz.

Başlamadan önce sınırlamaları okumakta fayda var. Google, belge çevirisinin küçük ekranlarda ya da mobil cihazlarda kullanılamadığını ve görsellerdeki metinlerin ve taranmış PDF sayfalarının çevrilmediğini belirtiyor. Bu metinler çıktı belgesinde özgün dilinde kalır.

Uygun olduğu durumlar: masaüstü tarayıcıda küçük, metin tabanlı dosyaları hızlıca çevirmek.

Seçenek 3: Düzeni koruyan bir yapay zekâ belge çeviricisi

DropTranslate gibi özel belge çeviricileri tek bir işe odaklanır: dosyayı bırakırsınız, aynı dosyayı hedef dilde geri alırsınız. DOCX, DOCX olarak kalır; PPTX, PPTX olarak kalır; altyazı dosyası zaman kodlarını korur.

Bu yöntemin nasıl çalıştığı kaliteyi etkiler. Düzeni tanıyan bir çevirici, belgenizi düz metne çevirip geri dönüştürmek yerine metni dosyanın kendi yapısı içinde okur (paragraflar, tablo hücreleri, slayt metin kutuları, e-tablo hücreleri) ve çeviriyi aynı yerlere yazar. Yazı tiplerine, tablolara, görsellere ve grafiklere dokunulmaz, çünkü yalnızca sözcükler değişir.

Neyi bekleyebileceğiniz konusunda dürüst olalım:

• Office dosyaları (Word, Excel, PowerPoint) düzenini en iyi korur, çünkü bu dosyalarda metin tasarımdan ayrı saklanır.
• PDF'ler daha zordur. PDF, metni sabit bir sayfa üzerinde konumlandırılmış parçalar olarak saklar; bu yüzden uzun bir çeviriye daha az yer kalır. İyi araçlar metni sığacak şekilde küçültür ve ayrıca düzenlenebilir bir DOCX da sunar. PDF'yi biçimlendirmeyi kaybetmeden çevirme rehberimiz bunun nedenini ve ne yapabileceğinizi anlatıyor.
• Çeviri sırasında metin uzayabilir. Almanca, Fransızca ya da İspanyolca çoğu zaman İngilizceden daha fazla yer kaplar; bu yüzden dar slayt kutularında veya tablo hücrelerinde sonradan elle küçük bir düzeltme yapmak gerekebilir.
• Sonuçta bu bir makine çevirisidir. Hızlıdır ve genellikle rahat okunur, ancak bağlamı, deyimleri ya da uzmanlık terimlerini kaçırabilir. İsimleri, sayıları ve önemli olan her şeyi kontrol edin.

Uygun olduğu durumlar: metin yığını değil, biçimlendirilmiş ve kullanılabilir bir dosya istediğiniz PDF'ler, Office dosyaları ve altyazılar. PDF çeviricisi ya da Word belgesi çeviricisi ile başlayabilir veya İngilizceden İspanyolcaya PDF gibi belirli bir dil çiftine bakabilirsiniz.

Seçenek 4: Profesyonel insan çevirmen

Çeviri hukuki, tıbbi ya da resmî önem taşıyorsa veya kamuya yönelik bir metnin ana dilini konuşan biri tarafından yazılmış gibi doğal olması gerekiyorsa doğru seçim profesyonel bir çevirmendir.

Özellikle göçmenlik daireleri, mahkemeler, üniversiteler ve noterler çoğu zaman onaylı çeviri, yeminli çeviri ya da akredite bir çevirmen tarafından yapılmış çeviri ister; bazen imzalı bir beyan ya da kaşe de aranır. Neyin kabul edileceği ülkeye ve kuruma göre çok değişir. Hiçbir makine çevirisi, bizimki dahil, onaylı çeviri değildir. Bir form ya da kontrol listesi onaylı veya yeminli çeviri istiyorsa o kurumun kendi talimatlarını izleyin ve nitelikli bir çevirmenle çalışın.

Makine çevirisi bu durumlarda da işe yarayabilir: tam çeviri için ödeme yapmadan önce belgeyi anlamak ya da elinize geçen bir çeviriyi kontrol etmek için.

Uygun olduğu durumlar: resmî başvurular, imzalamak üzere olduğunuz sözleşmeler, tıbbi kayıtlar, yayımlanacak pazarlama metinleri ve kitaplar.

Hangi seçeneği kullanmalısınız?

Hangi aracı kullanırsanız kullanın daha iyi çeviri için ipuçları

• En iyi kaynak dosyadan başlayın. Orijinal DOCX, ondan dışa aktarılmış PDF'den daha iyi çevrilir; metin tabanlı bir PDF de taramadan daha iyi çevrilir.
• Kısa ya da karışık dilli belgelerde otomatik algılama yanlış tahmin ediyorsa kaynak dili belirleyin.
• Makinelerin en sık yanlış yaptığı şeyleri kontrol edin: isimler, sayılar, tarihler, birimler ve birden fazla anlamı olan sözcükler.
• Marka ve ürün adlarını olduğu gibi bırakın. Araç bir “çevrilmesin” listesi ya da sözlük sunuyorsa kullanın.
• Kamuya yönelik her metne ana dilini konuşan birinin göz atmasını isteyin. On dakikalık bir inceleme, doğal olmayan ifadelerin çoğunu yakalar.
• Yüklemeden önce gizliliği düşünün. Özellikle gizli belgeler söz konusuysa aracın dosyanızı ne kadar süre sakladığını ve metninizin modelleri geliştirmek için kullanılıp kullanılabileceğini okuyun.

Sık sorulan sorular

Kopyalayıp yapıştırmak yerine bir belgeyi tek seferde çevirebilir miyim?

Evet. Word'ün belge çevirme özelliği, tarayıcı çeviri araçlarındaki belge yükleme ve yapay zekâ belge çeviricileri dosyanın tamamını alır. Kopyalayıp yapıştırmak yalnızca bir iki paragraf için mantıklıdır.

Çevrilen belge biçimlendirmesini korur mu?

Biçime ve araca bağlıdır. Word, Excel ve PowerPoint dosyaları, düzeni tanıyan bir araçla genellikle düzenini iyi korur. PDF'lerde ise biçimlendirme ancak mümkün olduğu ölçüde korunur; çünkü uzun metnin sabit kutulara sığması gerekir. Taramalarda önce metnin tanınması gerekir.

Makine çevirisi yapılmış bir belge yasal olarak geçerli midir?

Genel olarak, hiçbir kurum makine çevirisini resmî ya da onaylı çeviri saymaz. Belge bir göçmenlik dairesine, mahkemeye veya üniversiteye gidecekse kurumun şartlarını kontrol edin. Çoğu zaman onaylı ya da yeminli bir insan çevirisi isterler.

Taranmış bir belgeyi çevirebilir miyim?

Yalnızca araç görüntülerdeki metni okuyabiliyorsa (OCR). Google'ın yardım sayfası, belge çevirisi özelliğinin taranmış PDF sayfalarındaki metni çevirmediğini belirtiyor. Bir tarama yüklemeden önce aracın desteklediği biçimlere bakın.

Kısaca

İçeriği hızlıca anlamak için herhangi bir makine çevirisi aracı yeterlidir. Tabloların, slaytların ve biçimlendirmenin korunduğu, gerçekten kullanabileceğiniz çevrilmiş bir dosya için düzeni tanıyan bir belge çeviricisi kullanın ve önemli ayrıntıları kontrol edin. Resmî işlemler için nitelikli bir insan çevirmene başvurun.

Denemeye hazır mısınız? Belgenizi DropTranslate'e bırakın ve aynı biçimde geri alın.